Hỏi Đáp

Tất tần tật kỹ năng chủ trì cuộc họp hiệu quả | Edu2Review

Kỹ năng tổ chức cuộc họp là hiện thân của một kỹ năng không thể thiếu đối với các nhà quản lý. Bảy mẹo sau đây sẽ giúp bạn tiến hành các cuộc họp có mục đích và đạt được kết quả tuyệt vời trong khi vẫn duy trì được bầu không khí thoải mái.

Đặt mục đích rõ ràng

edu2review Kỹ năng người điều hành cuộc họp quan trọng đầu tiên được đề cập ở đây là khả năng xác định mục tiêu và nhiệm vụ cần hoàn thành. Từ đó, bạn có thể xác định được phương hướng triển khai và các công việc chuẩn bị cho cuộc họp, giúp cuộc họp diễn ra đúng tiến độ và tiết kiệm thời gian.

Bạn đang xem: Chủ trì cuộc họp là gì

Đếm số người tham gia

Chất lượng vượt trội số lượng và bạn không cần phải mời tất cả nhân viên hoặc lãnh đạo tham gia các cuộc họp. Tùy thuộc vào mục đích của cuộc họp, người chủ trì cuộc họp có thể chiếu danh sách những người tham dự. Nếu đó là một cuộc họp nhỏ của dự án, tất cả những người tham gia trực tiếp vào dự án, những người đã tham gia vào các dự án tương tự, và người quản lý dự án nên được đưa vào tất cả những người tham gia. Khi quy mô cuộc họp ngày càng lớn, ảnh hưởng đến cơ chế điều hành hay uy tín doanh nghiệp…, thì ban lãnh đạo sẽ là nhân tố chủ chốt.

Ngoài các cuộc họp quan trọng, có quy định về số lượng người tham gia và số lượng người tham gia cũng cần được xem xét. Một cuộc họp điển hình khoảng 5-7 người là đủ để đảm bảo hiệu quả.

XEM THÊM:  Sản phẩm tiêu dùng tiện lợi là gì? Ý nghĩa và ví dụ

Cuộc họp đông người chưa chắc có hiệu quả

Các cuộc họp lớn không nhất thiết phải hiệu quả (nguồn: glassdoor)

Bắt đầu đúng giờ

Xem thêm: Điều Kiện Và Các Phương Thức Thanh Toán quốc tế

Vấn đề thời gian luôn là vấn đề đau đầu của các nhà khai thác. Để đảm bảo cuộc họp diễn ra theo đúng kế hoạch, bạn nên bắt đầu đúng giờ. Đây là yếu tố cơ bản, đặc biệt đối với những cuộc họp quan trọng về mặt hình thức thì vấn đề thời gian càng nghiêm trọng hơn.

Nguyên tắc “xoay vòng”

Cuộc họp không nhận được ý kiến ​​của người tham gia được coi là cuộc họp thất bại. Nhiều người không bình luận vì những lý do khác nhau. Theo cách này, cuộc họp sẽ không đạt được mục đích chính là tiếp thu và trao đổi ý kiến ​​của các thành viên tham dự, lãng phí thời gian.

Tại thời điểm này, bạn cần nêu rõ trọng tâm của cuộc họp, chẳng hạn như “Chúng tôi ở đây để giải quyết vấn đề …”. Trong các cuộc họp bạn cần khuyến khích thảo luận cởi mở, mời mọi người cùng tham gia đóng góp, không chỉ nhiệt tình mà còn phải im lặng, ít nói. Trên thực tế, những người trầm lặng thường đóng góp rất nhiều khi có cơ hội.

“Phương pháp xoay vòng” là một kỹ thuật điều hành cuộc họp tuyệt vời giúp mọi người tham gia và đóng góp ý kiến ​​của riêng họ. Sau khi mọi người đã nhận xét, với tư cách là người chủ trì cuộc họp, bạn sẽ là người cuối cùng nhận xét về nhận xét của người khác và xác nhận ý kiến ​​của bạn.

XEM THÊM:  Về Khái Niệm Hiện Đại Hóa Văn Học Là Gì, Thế Nào Là Văn Học Hiện Đại

Bám sát nội dung cuộc họp

Với tư cách là người kiểm duyệt, hãy đảm bảo cuộc họp diễn ra đúng lịch trình, đồng thời giữ cho mọi người tập trung và không để các vấn đề ngoài lề dẫn dắt cuộc họp của bạn. Không bám sát nội dung cuộc họp và không nhấn mạnh các vấn đề chính là hai yếu tố gây lãng phí thời gian và khiến người tham dự khó chịu. Bạn nên tóm tắt câu hỏi khi kết thúc một chủ đề lớn và khi kết thúc cuộc họp. Sau đó để mọi người thống nhất một lần nữa về quyết định được đưa ra tại cuộc họp.

Hãy tập trung với mục tiêu và nội dung của cuộc họp

Xem thêm: Trạng từ so sánh – so sánh hơn và so sánh hơn nhất trong tiếng Anh

Hãy tập trung vào mục tiêu và nội dung của cuộc họp (nguồn: businesstoday)

Từ chối chủ trì cuộc họp

Với tư cách là người chủ trì và chủ tọa cuộc họp, bạn phải kiểm soát nội dung, bầu không khí và thời gian theo một cách cụ thể. Xử lý linh hoạt các tình huống trong cuộc họp và tránh xung đột cũng là kỹ năng quản lý cần thiết cho người chủ trì cuộc họp.

Một người chủ trì cuộc họp tốt sẽ không dẫn dắt cuộc họp. Thay vào đó, họ khuyến khích người khác có tiếng nói của họ. Nếu chủ tọa nói nhiều, anh ta có xu hướng khiến người khác im lặng và đóng góp ít hơn cho cuộc họp. Vì vậy, là trưởng nhóm, bạn nên là người điều tiết và không áp đảo mọi người trong cuộc thảo luận.

XEM THÊM:  CV là gì và 5 lỗi viết CV thường gặp khiến bạn mất điểm nghiêm trọng

Có một bản tóm tắt

Những cuộc họp không có bản ghi tóm tắt những điểm chính mà mỗi thành viên đã giải quyết được hoặc những công việc cụ thể chưa hoàn thành thì chỉ là “cưỡi ngựa xem hoa”. Sau cuộc họp không nắm được kết quả, nhiệm vụ cụ thể, không có cơ sở đối với những người liên quan vắng mặt. Đảm bảo thư ký cuộc họp tóm tắt nội dung chính và gửi cho các nhân sự liên quan để đảm bảo công việc trôi chảy.

Chuẩn bị tốt không chỉ có thể làm cho các cuộc họp của bạn hiệu quả hơn và hướng họ đến những việc quan trọng mà còn tiết kiệm thời gian và giữ cho không khí làm việc luôn tươi mới. Sự thành công của cuộc họp phụ thuộc vào kỹ năng lãnh đạo cuộc họp của người quản lý mà còn phụ thuộc vào thái độ của những người tham gia.

Triline (tổng hợp)

Xem thêm: Rule of thumb là gì và cấu trúc Rule of thumb trong Tiếng Anh

Vậy là đến đây bài viết về Tất tần tật kỹ năng chủ trì cuộc họp hiệu quả | Edu2Review đã dừng lại rồi. Hy vọng bạn luôn theo dõi và đọc những bài viết hay của chúng tôi trên website Xettuyentrungcap.edu.vn

Chúc các bạn luôn gặt hái nhiều thành công trong cuộc sống!

Related Articles

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai.

Back to top button