Kaizen là gì? Ví dụ về Kaizen? Hướng dẫn cách triển khai Kaizen

Tôi. Kaizen là gì?

Kaizen là một triết lý kinh doanh nổi tiếng của Nhật Bản đã được áp dụng thành công cho nhiều doanh nghiệp trên thế giới. Tên của nó là sự kết hợp của hai từ tiếng Nhật: kai – liên tục và zen – cải tiến, được dịch sang thuật ngữ tiếng Anh là “cải tiến liên tục”, có nghĩa là cải tiến liên tục.

Đặc điểm của cải tiến là “từ nhỏ đến lớn” – kết quả lớn sẽ được tích lũy theo thời gian từ những thay đổi nhỏ, cải tiến nhỏ. Vì vậy, với tinh thần “mọi thứ đều có thể được cải thiện”, kaizen đòi hỏi tất cả mọi người phải tham gia.

Khái niệm kaizen bắt nguồn từ Nhật Bản, có nghĩa là cải tiến liên tục

Theo Từ điển tiếng Anh New Shorter Oxford (1993), từ “kaizen” được bổ sung và định nghĩa như sau: kaizen là sự cải tiến liên tục quy trình làm việc, nâng cao năng suất,… như một triết lý quản lý doanh nghiệp.

Trước đây, kaizen chủ yếu được áp dụng cho các công ty sản xuất của Nhật Bản như Toyota, Suzuki, Canon, Honda, v.v… Về sau, kaizen dần được áp dụng cho tất cả các công ty thuộc nhiều lĩnh vực khác nhau như dịch vụ, kinh doanh, công nghệ, vân vân. .. tại nhiều quốc gia trên thế giới, trong đó có Việt Nam.

Quá trình cải tiến kaizen thường bắt đầu với những ý tưởng nhỏ dẫn đến kết quả ấn tượng trong một thời gian dài. Khái niệm này khác với cách đổi mới thường được các công ty phương Tây áp dụng: tạo ra thay đổi lớn, ưu tiên đột phá trước mắt.

So sánh triết lý Kaizen của Nhật Bản với sự đổi mới của phương Tây

Hai. Lợi ích của việc cải tiến? Khi nào là thời điểm thích hợp để áp dụng Kaizen trong doanh nghiệp?

Áp dụng Kaizen vào doanh nghiệp của bạn mang lại những lợi ích hữu hình và vô hình. Có thể bao gồm các lợi ích cơ bản sau:

1. Lợi ích hữu hình:

• Tích lũy dài hạn các cải tiến nhỏ để tạo ra kết quả lớn

• Giảm lãng phí và tăng năng suất hoạt động sản xuất kinh doanh như giảm hàng tồn kho, hàng hóa không phù hợp, thời gian chờ đợi và chờ đợi. Phương tiện đi lại, trau dồi kỹ năng của nhân viên,…

  2. Lợi ích vô hình:

  • Thúc đẩy các cá nhân trong doanh nghiệp đưa ra các ý tưởng cải tiến hiệu quả

  • Thúc đẩy tinh thần đồng đội và tăng sự gắn kết nội bộ

  • Tạo dựng văn hóa doanh nghiệp tiết kiệm, hiệu quả

    Lấy Toyota làm ví dụ – một công ty đã rất thành công trong việc áp dụng cải tiến. Triết lý này được áp dụng một cách tận tâm và triệt để ở mọi ngóc ngách trong các nhà máy sản xuất của Toyota, dù ở Nhật Bản hay Hoa Kỳ.

    Một cải tiến điển hình của Toyota là xe van – phương tiện vận chuyển trong nhà máy. Toyota đã phải chi rất nhiều tiền cho chúng trước khi nó được cải thiện. Nhưng sau đó, mọi người đã tìm ra cách tự chế tạo ô tô bằng cách thêm động cơ vào các bộ phận hiện có ngoài dây chuyền sản xuất. Điều đó cắt giảm hơn một nửa chi phí mua xe tải, tiết kiệm gần $3.000 cho mỗi xe—một khoản tiết kiệm đáng học hỏi.

    3. Thời điểm thích hợp để cải thiện

    Theo nguyên tắc “liên tục cải tiến”, bất cứ lúc nào bạn cũng có thể giữ nguyên một phần và cải thiện các phần khác miễn là bạn duy trì được giá trị. Trung tâm của vấn đề. Ví dụ, một doanh nghiệp giảm chi phí sản xuất trong khi vẫn duy trì chất lượng sản phẩm. Doanh nghiệp có thể cải thiện gấp nhiều lần:

    • Cải tiến trong khủng hoảng là giải pháp cần thiết để tồn tại
    • Cải tiến trong những hoàn cảnh khó khăn, chẳng hạn như trong thời kỳ covid-19, để hạn chế sự gián đoạn và duy trì hoạt động liền mạch nhằm chuẩn bị cho sự phục hồi trong tương lai
    • Đặc biệt, doanh nghiệp nên cải tiến trong quá trình hoạt động bình thường để giải quyết các vấn đề cơ bản như quản lý nhân sự, quản lý công việc, quản lý tài liệu, v.v., để tiết kiệm tiền bạc, thời gian và sức lực làm nền tảng cho sự phát triển bền vững.

      

      Ba. 10 nguyên tắc của triết lý cải tiến kinh doanh

      Khi thực hiện kaizen, không phân biệt già trẻ, có 10 nguyên tắc bất biến làm nên thương hiệu kaizen:

      1. Luôn hướng đến lợi ích của khách hàng:Về nguyên tắc, sản phẩm/dịch vụ phải hướng đến thị trường và phải đáp ứng nhu cầu của khách hàng. Do đó, mục tiêu của kaizen nên là cải thiện và quản lý chất lượng sản phẩm, gia tăng lợi ích của sản phẩm và loại bỏ tất cả các hoạt động không phục vụ người dùng cuối.

      2. Không ngừng cải tiến:Trong tương lai, chắc chắn khách hàng sẽ có những đòi hỏi cao hơn về sản phẩm/dịch vụ (tiêu chuẩn kỹ thuật, thiết kế, giá thành…). Do đó, khái niệm “hoàn thành” không có nghĩa là kết thúc công việc mà là sự cần thiết phải cải tiến liên tục trong doanh nghiệp. Chắc chắn sẽ cải tiến sản phẩm cũ Một chiến lược cải tiến sản phẩm tốt sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và tiền bạc hiệu quả hơn so với việc sản xuất sản phẩm mới.

      3. Tạo ra văn hóa “không đổ lỗi”: Các cá nhân chịu trách nhiệm về việc hoàn thành nhiệm vụ được giao; nếu có sai sót thì phải chịu trách nhiệm về điều đúng đắn. Mọi người đều phát huy tối đa khả năng của mình, cùng nhau sửa sai, nỗ lực vì mục tiêu chung của tập thể thay vì đưa ra những cáo buộc vô lý.

      4. Ủng hộ văn hóa doanh nghiệp cởi mở:Nhân viên dám nhận khuyết điểm, chỉ ra điểm yếu và tìm kiếm sự giúp đỡ từ đồng nghiệp và cấp trên. Có mạng lưới thông tin nội bộ để nhân viên cập nhật tin tức nhanh chóng, thuận tiện cho việc chia sẻ, trao đổi kinh nghiệm.

      Xem Thêm : Thực dụng là gì? Thế nào là người theo chủ nghĩa thực dụng?

      5. Khuyến khích làm việc theo nhóm: Thông qua cải tiến, doanh nghiệp thiết lập cơ cấu nguồn nhân lực hướng tới việc thành lập một nhóm làm việc hiệu quả. Trong đó, người lãnh đạo cần có năng lực lãnh đạo, còn các thành viên cần nỗ lực phối hợp và hoàn thiện bản thân.

      

      6.Gộp nhiều bộ phận chức năng vào cùng một dự án:Nhân lực cho dự án được trích xuất từ ​​các phòng, ban của công ty, có thể sử dụng nguồn bên ngoài khi cần thiết.

      7. Xây dựng các mối quan hệ phù hợp: Các doanh nghiệp đầu tư vào các chương trình đào tạo kỹ năng giao tiếp cho cả nhân viên và cấp quản lý. Đó là cách xây dựng EVP công ty, tạo dựng niềm tin, lòng trung thành và sự gắn bó lâu dài từ nhân viên của bạn.

      8. Trau dồi ý thức kỷ luật và khả năng tự giác: Nhân viên cần có ý thức thích nghi và tuân thủ các nghi thức xã hội và pháp luật; chấp nhận hy sinh lợi ích cá nhân để phù hợp với tầm nhìn, sứ mệnh và giá trị cốt lõi của công ty; lợi ích công việc là trên hết, liên tục phản ánh và kiểm soát điểm yếu cá nhân.

      9. Thông điệp gửi tới tất cả nhân viên: Nhân viên không thể làm việc hiệu quả nếu không hiểu những gì đang diễn ra trong công ty, vì vậy việc chia sẻ thông tin thường xuyên và minh bạch là cần thiết.

      10. Thúc đẩy Năng suất và Hiệu quả Công việc:Kết hợp đào tạo nội bộ, phân quyền cụ thể, phát huy tính chủ động sáng tạo của cá nhân, ghi nhận thành tích và khen thưởng kịp thời,…

      Bốn. Hướng dẫn cải tiến trong doanh nghiệp

      Sơ đồ sau đây tóm tắt chu trình cải tiến gồm 7 bước:

      

      Cụ thể:

      Bước 1: Tìm hiểu hiện trạng doanh nghiệp và xác định mục tiêu cải thiện

      Trước khi áp dụng cải tiến, doanh nghiệp cần sáng suốt đánh giá tình hình thực tế của doanh nghiệp để đi đến thống nhất về mục tiêu cải tiến, tránh tình trạng triển khai dở dang do sai sót như quá tải, không đủ nguồn lực, sai lệch. Định hướng vấn đề, …cải tiến sẽ không đòi hỏi đầu tư vốn lớn, nhưng sẽ đòi hỏi sự cam kết và nỗ lực lâu dài ở tất cả các cấp của công ty từ CEO đến nhân viên. Xây dựng nền tảng tinh thần cho công ty của bạn trước khi đưa ra quyết định tiếp theo.

      Bạn có thể bắt đầu áp dụng thử nghiệm cải tiến tại một thời điểm, sau đó mở rộng sang các nhóm, phòng ban và sau đó là toàn doanh nghiệp.

      Bước 2: Xác định nguyên nhân cốt lõi của vấn đề

      Sau khi đánh giá doanh nghiệp, hãy ngồi lại với nhau để xác định nguyên nhân gốc rễ của các vấn đề bạn đang gặp phải. Ví dụ, hiện tại có rất nhiều cổ phiếu, lý do là gì? Lỗi do quá trình phân phối hay do chất lượng sản phẩm? Những thống kê, dữ liệu được thu thập trong một khoảng thời gian đủ dài sẽ giải đáp thắc mắc của bạn. Đừng quên thu thập thông tin phản hồi rộng rãi từ tất cả nhân viên để có cái nhìn tổng quan hơn.

      Bước 3: Xác định giải pháp tốt nhất cho vấn đề

      Điều gì đã xảy ra và điều gì có thể được cải thiện. Khi nguyên nhân cốt lõi của vấn đề đã được xác định, đây là bước để cùng nhau đưa ra giải pháp. Nhân viên được khuyến khích đưa ra các giải pháp sáng tạo, hoặc thậm chí là bất kỳ ý tưởng nào. Chọn giải pháp khả thi nhất để phát triển kế hoạch triển khai, lý tưởng nhất là được liên kết với các chỉ số có thể đo lường được.

      Bước 4: Thực hiện các giải pháp cải tiến

      Đây là lúc bạn thực hiện các cải tiến theo kế hoạch của mình. Các doanh nghiệp có thể thử nghiệm các giải pháp trước thông qua thử nghiệm hoặc các bước nhỏ khác trước khi triển khai chúng trên toàn doanh nghiệp. Trong suốt quá trình thực hiện, cấp quản lý và các nhân sự có liên quan phải thường xuyên thu thập thông tin và tiến hành kiểm tra, giám sát.

      Bước 5: Phân tích kết quả triển khai giải pháp

      Dựa trên các thông tin, dữ liệu thu thập được trong quá trình thực hiện, xác định kết quả cải thiện giải pháp và đánh giá mức độ thành công so với trạng thái ban đầu. Hầu hết các giải pháp cải tiến sẽ có tác động tích cực.

      Bước 6: Chuẩn hóa và tối ưu giải pháp

      Trong quá trình kiểm chứng kết quả, doanh nghiệp có thể nhận ra một số thiếu sót của giải pháp hoặc một số yếu tố mà có thể thực hiện tốt hơn. Những điểm này cần phải được khắc phục nhanh chóng để “đội lốt” sự cải thiện của chính bạn. Hãy kiên nhẫn và tìm hiểu các triển khai khác nhau.

      Bước 7: Lặp lại chu trình cải tiến đã chuẩn hóa

      Sau khi xác nhận rằng bạn có giải pháp cải tiến chính xác, bạn có thể lặp lại chu trình từ bước 1, một lần nữa xác định các vấn đề mới nổi và tìm giải pháp.

      p>

      v. Một số ví dụ về mô hình cải tiến cho doanh nghiệp của bạn

      1. Sử dụng phương pháp 5w – 1h để xác định các vấn đề cần cải thiện

      

      5w (ai, cái gì, ở đâu, khi nào, tại sao) – 1h (như thế nào) là các câu hỏi phân tích và xác định vấn đề. Mô hình được áp dụng trong suốt chu trình cải tiến, từ bước tìm mục tiêu cải tiến đến bước tối ưu giải pháp.

      2. “Làm sạch hiện đại” của phương pháp 5s

      Một yếu tố thiết yếu của triết lý kaizen, cũng do người Nhật phát minh ra, là phương pháp 5s—một phương pháp quản lý và sắp xếp nơi làm việc, đồng thời là một quy tắc thúc đẩy sự tự nhận thức của con người. Vì mang lại hiệu quả rất trực quan nên được nhiều doanh nghiệp ưa chuộng.

      5s bắt nguồn từ 5 từ tiếng Nhật bắt đầu bằng “s”: seiri, seiton, seiso, seiketsu và shitsuke. Khi Triết lý Kaizen trở nên nổi tiếng, số 5 được dịch thành nhiều từ khác nhau nhưng đều bắt đầu bằng chữ s và ý nghĩa cơ bản không thay đổi:

      • seiri (sắp xếp – lọc): Sắp xếp, chỉ giữ lại những thứ hữu ích cho công việc và loại bỏ những thứ không cần thiết.

      • seiton (Sorting – Sắp xếp): Sắp xếp hiệu quả các mặt hàng còn lại theo tiêu chí dễ tìm, dễ thấy, dễ lấy, dễ trả lại.

      • seiso(shine-clean): Dọn dẹp, giữ gìn nơi làm việc sạch sẽ để cải thiện môi trường làm việc, giảm thiểu tai nạn, rủi ro, đồng thời tránh bụi bẩn, hư hỏng máy móc thiết bị.

      • Xem Thêm : ĐỊNH LÍ THALÈS – ĐỊNH LÍ ĐẢO – Học Để Thi

        seiketsu (chuẩn hóa – cẩn trọng): Mục tiêu của s4 là chuẩn hóa và duy trì lâu dài các hoạt động 3S trên, kinh doanh có nề nếp chứ không để ứng biến trong kinh doanh.

      • shitsuke (Sustain-Ready): Giáo dục, tạo thói quen và tích cực tham gia thực hiện 5s cho mọi thành viên trong doanh nghiệp.

        

        Phương pháp Mô hình 5s “Sạch hiện đại”

        Đọc thêm: 5s và chuyện lạ: Vệ sinh nơi làm việc có thể tăng năng suất?

        3. Tối ưu hiệu suất công việc với phần mềm quản lý 4.0

        Mục tiêu cuối cùng của kaizen là giúp mọi người làm việc dễ dàng hơn và đạt được kết quả cao hơn. Do đó, khái niệm “tìm việc” không có nghĩa là làm thêm giờ hay đổ mồ hôi hột. Đó là tìm kiếm thành công các giải pháp đơn giản hơn, hiệu quả hơn.

        Nhiều doanh nghiệp hiện nay đã áp dụng kỹ thuật 4.0 vào quản trị hiệu suất để cải thiện từng yếu tố, loại bỏ những công việc thừa và tập trung hơn vào những hành động mang lại giá trị để cải thiện kết quả. Kết quả cuối cùng. Dưới đây là một số ví dụ về phần mềm trực tiếp cải thiện dịch vụ:

        Một. Đầu tiên, phần mềm quản lý công việc 4.0 chia nhỏ công việc để theo dõi sát sao nhất.

        Tất cả các công việc đều được quản lý trên một hệ thống chung duy nhất, bao gồm tất cả những yếu tố nhỏ nhất như deadline, mô tả công việc, tệp đính kèm, thẻ danh mục, v.v.. nên được giữ ở mức tối thiểu. Giảm thiểu rủi ro sai sót trong quá trình thực hiện. Ngừng chạy theo đám đông và quên đi những thứ như lời nói, trò chuyện, excel, email… Ngoài ra, bạn có thể tạo các mẫu cho các mục công việc khác nhau, sao chép chúng để bắt đầu triển khai và sử dụng cùng một trải nghiệm để tối ưu hóa liên tục.

        

        Hình ảnh minh họa: phần mềm quản lý công việc và dự án dựa trên wework

        Đọc thêm: Đánh giá 15 phần mềm quản lý công việc hàng đầu hiện nay

        b. Để cải thiện quy trình kinh doanh, phần mềm quản lý quy trình là chìa khóa.

        Bạn luôn muốn tối ưu hóa các quy trình này để tiết kiệm thời gian/công sức/chi phí nhất và hạn chế sai sót, nhưng không thể do thiếu dữ liệu đo lường thực tế. Phần mềm quản lý quy trình thông minh sẽ giải quyết tất cả. Công việc không chỉ tự động đưa ra cảnh báo mỗi khi bị trễ so với sla (thời gian dự kiến ​​chuẩn) mà còn tính toán chính xác hiệu suất cần thiết để thực hiện (thời gian, nhân lực,…). Chính vì điều này, các công ty luôn biết vấn đề nằm ở đâu để tối ưu hóa quy trình.

        

        Minh họa: Báo cáo tự động trong quy trình công việc cơ bản

        Đọc thêm: Phần mềm quy trình làm việc cơ bản có thể giúp cải thiện và tự động hóa quy trình làm việc như thế nào?

        c.Bạn cũng nên tham khảo thêm việc sử dụng phần mềm quản lý xét duyệt để nâng cao tinh thần chủ động của nhân sự.

        Chỉ với một lần thiết lập ban đầu, các lượt giới thiệu nội bộ nhanh chóng được gửi đến đúng người với đầy đủ thông tin và được xử lý trực tuyến mọi lúc, mọi nơi. Đây là giải pháp triệt để và tiết kiệm thời gian nhất so với việc phê duyệt hồ sơ giấy thủ công. Phần mềm cũng giúp thúc đẩy nhân viên chủ động hơn với các ý tưởng cải tiến.

        

        

        Hình ảnh minh họa: Phần mềm quản lý phê duyệt yêu cầu cơ bản

        Đọc thêm: Đánh giá phần mềm quản lý đề xuất dưới dạng yêu cầu cơ bản của bảng tính

        Kết luận

        Việc tạo ra những bước đột phá có thể khó khăn đối với các doanh nghiệp nhưng việc thực hiện các cải tiến trong các nhóm thuộc mọi quy mô luôn dễ dàng. Không ngừng cải tiến liên tục là con đường dẫn đến thành công của nhiều công ty lớn nhất trên thế giới và rất có thể là của bạn.

        base.vn – nền tảng quản trị doanh nghiệp toàn diện tự hào đồng hành cùng +5000+ khách hàng doanh nghiệp hàng đầu trong các lĩnh vực: vib, acb, sacombank, vpbank, golden gate, pizza hut, twitter bean coffee, vissan, tan a đại thanh, hòa bình minh, thập phương, huy thanh jewels, tre hàng không, novaland group, phục hưng, pcc1, đại học văn lang, đại học ngoại thương, bv phụ sản hà nội, bệnh viện gia an 115, sách thái hà, …

        Nay base.vn đã phát triển trọn bộ giải pháp quản lý hiệu suất trong doanh nghiệp base work+ nhằm cải thiện và tối ưu hóa mọi công việc, quy trình, đề xuất… liên quan; hướng doanh nghiệp vận hành trơn tru và hiệu quả hệ thống. Để được tư vấn ngay và demo trải nghiệm giải pháp này, vui lòng đăng ký tại đây.