Hỏi Đáp

Hướng dẫn quy trình nghiệp vụ chuyển phát – Công ty Thành Nhất

Nguyên tắc Quy trình Kinh doanh Giao hàng

Bạn đang xem: đã đồng chuyển thư đi là gì

Dịch vụ Giao hàng

Phần 1: Diễn giải

1. Dịch vụ

thanh nhat service ltd., gói phù hợp với thông số thời gian đã công bố.

– Phạm vi cung cấp: Theo địa điểm thu phát đã công bố, tổ chức mạng lưới thu phát tại 63 tỉnh, thành phố trên cả nước.

2. Một số khái niệm khác nhau

2.1. Đơn vị Hình ảnh Chính

-Bộ phận Kinh doanh:

+ là bộ phận quản lý và hỗ trợ công ty về quản trị, nhân sự, lương thưởng, tài chính, khách hàng, nghiệp vụ, chất lượng dịch vụ … p>

+ Các đơn vị kinh doanh cơ bản như sau:

+ Nguồn nhân lực

+ Phòng Kế toán

+ Bán hàng và Tiếp thị

+ Phòng Quy trình Kinh doanh

+ Bưu điện / Trung tâm:

+ là điểm giao dịch của công ty, có chức năng gửi và nhận gói hàng.

+ Dịch vụ được cung cấp cho khách hàng trực tiếp (tức là không cho người giao hàng)

+ Tìm khách hàng.

– Proxy:

+ là điểm giao dịch của công ty, với tính năng gửi và nhận bưu phẩm, bưu kiện.

+ Phục vụ khách hàng là các công ty chuyển phát nhanh.

+ Tìm khách hàng.

– Khai thác:

+ là đơn vị chịu trách nhiệm vận chuyển các gói hàng giữa các đơn vị hoặc khu vực.

+ là đơn vị quản lý định tuyến quảng bá.

– Dịch thuật tiếng nước ngoài: là đơn vị chịu trách nhiệm gửi gói hàng qua bên thứ 3, địa chỉ nhận hàng không nằm trong địa chỉ thanh nhât express (đối với hành trình quốc tế).

– Tuyến phát: là nơi thành nhất express chỉ gửi, không nhận và gửi.

– Ban kiểm soát: là một bộ phận độc lập do Giám đốc khu vực quản lý, có nhiệm vụ phối hợp với Bộ phận Marketing về mặt quản lý chất lượng và giám sát quy trình.

– Thành viên:

+ là công ty chuyển phát nhanh sử dụng dịch vụ thanh nhât express và áp dụng các chính sách riêng của họ.

+ cung cấp cho các công ty này một tài khoản phần mềm bưu chính (pms) có thể thực hiện một số chức năng tương tự như một trung tâm / bưu điện (nhận doanh thu, nhận thư, tải sách phân phối, nhập kết quả phát sóng).

+ Các phòng nghiệp vụ quản lý trực tiếp các thành viên.

2.2. Các mặt hàng gửi hàng

– Thư là thư có chứa các tài liệu hoặc giấy tờ, thường nặng đến 02 kg.

– Bưu kiện là một bưu phẩm, nội dung là hàng hóa, được đóng gói trong các bưu kiện, kiện, hộp.

– Thư- Vận đơn- Số vận đơn:

+ Vật phẩm bao gồm thư từ, bưu phẩm, bưu kiện hàng hóa được chấp nhận hợp pháp, vận chuyển và chuyển phát qua mạng bưu chính.

+ Vận đơn có cách gọi khác là bưu kiện.

+ Số B / L là ký hiệu của mặt hàng, dùng để phân biệt các mặt hàng khác nhau. Số vận đơn là một chuỗi chữ và số hoặc cả hai; thường được in ở góc trên bên phải của mẫu đơn.

– Phiếu xuất kho là biên nhận thể hiện thông tin gói hàng và là bằng chứng về việc nhận và giao gói hàng giữa thanh nhat express và người gửi. Có hai loại phiếu gửi tiền:

+ Phiếu gửi tiền in sẵn: Là phiếu gửi thư yêu cầu đặt in tại công ty in.

+ phiếu nhập: là phiếu xuất hàng được in từ pms. Sau khi đưa dữ liệu vào pms, pms sẽ cho phép in ra bảng như in sẵn.

3. Quy tắc Word

– Lộ trình thư là tài liệu chỉ rõ lộ trình vận chuyển thư giữa các hãng vận tải; giữa các hãng vận tải – bưu điện / trung tâm / đường chuyển phát và ngược lại.

– Hành trình thư nêu rõ những điều sau:

+ điểm xuất phát, điểm đến,

+ Số gửi thư,

+ Thời gian gửi thư, thời gian nhận thư (tại cơ quan, bến xe),

+ Thời gian bắt đầu chơi (nếu có).

– Có hai loại hành trình thư:

+ Hành trình cố định (thông thường),

+ Hành trình (không thường xuyên).

– Hành trình thư là nền tảng để xây dựng toàn bộ mục tiêu thời gian.

4. Mục tiêu toàn thời gian

Chỉ báo thời gian vận chuyển là khoảng thời gian từ khi nhận được hàng cho đến khi được giao cho người nhận.

5. Vị trí phát lại

Vị trí Bộ thu phát là một tệp chỉ định các tỉnh, thành phố và khu vực mà các bộ thu phát thanh nhat express sẽ hoạt động. Có hai vị trí thu phát:

+ Địa điểm thu phát theo tỉnh (dành cho khách hàng).

+ Vị trí thu phát theo đơn vị (tên công ty nội bộ).

6. Hình thức giao hàng

– Nhận và gửi thư tại điểm giao dịch của thanh nhât express (bưu cục / trung tâm / đại lý) hoặc địa chỉ người nhận (nếu có nhu cầu). Thỏa thuận giữa hai bên được thống nhất bằng hình thức hợp đồng hoặc phiếu đặt cọc.

– Lưu ý: Công ty cấm Điểm Giao dịch nhận bưu thiếp từ khách truy cập.

Phần II: Điều kiện chung để nhận bưu kiện, bưu kiện (bpbk)

1. Các mặt hàng bị cấm và gửi có điều kiện

1.1. Các mặt hàng bị cấm

– Thuốc phiện, hợp chất thuốc phiện, chất gây nghiện, chất kích thích tâm thần.

– Vũ khí, đạn dược, chất nổ, thiết bị quân sự.

– Văn hóa phẩm, ấn phẩm, tài liệu biến chất, phản động nhằm gây rối trật tự công cộng, chống Nhà nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam.

– Vật, chất dễ nổ, dễ cháy, chất độc hại mất vệ sinh, gây ô nhiễm môi trường.

– Các loại vật phẩm bị nhà nước cấm lưu hành, kinh doanh, xuất nhập khẩu.

– Sinh vật.

– Các vật phẩm, ấn phẩm và hàng hóa bị cấm nhập khẩu vào nước tiếp nhận theo quy định của mỗi nước.

– Tiền Việt Nam, tiền nước ngoài và các công cụ có giá trị như tiền, thẻ đựng tiền.

– Letter in Package (Thư gói hàng).

– Kim loại quý (vàng, bạc, bạch kim …), đá quý hoặc các sản phẩm khác làm từ kim loại quý, đá quý (bưu gửi bị cấm ngay cả trong bưu gửi đã khai báo). giá bán).

– mục chứa nhiều mục, được gửi đến các địa chỉ người nhận khác nhau.

1.2. Các mặt hàng vận chuyển có điều kiện

– Bao bì, vật dụng chứa hàng hóa thương mại phải có chứng từ thuế và các chứng từ hợp lệ khác theo quy định của pháp luật.

– Hàng hóa xuất nhập khẩu chịu sự quản lý nghiệp vụ và phải tuân theo các quy định của cơ quan quản lý chuyên môn.

– Các mặt hàng được đóng gói, hàng hóa dễ hỏng, chất lỏng và bột phải được bảo đảm để không làm hỏng hoặc làm ô nhiễm thư và các gói hàng khác.

– Các vật phẩm, bưu phẩm, bưu kiện hàng không phải tuân thủ các quy định về an ninh hàng không.

1.3. Các mặt hàng Vận chuyển hàng không khó :

– Pin & amp; Các sản phẩm có pin tích hợp (ví dụ: đồng hồ, điện thoại di động, máy tính xách tay …)

-liquid,

-powder,

– hạt nhựa,

– bình khí,

– đất,

– Sức mạnh,

– hộp mực in,

– Nam châm.

2. Kích thước, Trọng lượng, Gói hàng

2.1. Kích thước và khối lượng

– Kích thước thông thường của gói hàng là vật phẩm không được vượt quá 1,2 mét ở bất kỳ kích thước nào. Một mặt hàng được cho là quá khổ nếu bất kỳ kích thước nào của nó vượt quá 1,2 mét. Giá cước trong trường hợp này như sau:

+ Dịch vụ vận chuyển trong nước: Nếu trọng lượng thực tế là 30kg thì tính cước theo trọng lượng 30kg, nếu trọng lượng thực tế của mặt hàng vượt quá 30kg thì tính 20% cước chính.

Xem Thêm : Giỏi toán lý anh học ngành gì? Một số công việc lương khủng

+ Dịch vụ Quốc tế: Cước phí được tính theo quy định của nhà mạng quốc tế.

– Trọng lượng bình thường của một kiện hàng không vượt quá 100 kg. Nếu một gói hàng nặng hơn 100 kg và không thể tách hoặc chia nhỏ được thì được gọi là gói nguyên khối. Giá cước trong trường hợp này như sau:

+ Đối với dịch vụ trong nước: Phụ thu 20% phí chính.

Xem Thêm : Giỏi toán lý anh học ngành gì? Một số công việc lương khủng

+ Dịch vụ Quốc tế: Cước phí được tính theo quy định của nhà mạng quốc tế.

– Trọng lượng tính hóa đơn sẽ được tính dựa trên trọng lượng thực tế lớn hơn và trọng lượng quy đổi. Công thức tính trọng lượng quy đổi như sau (đơn vị: kg):

+ Dịch vụ địa phương:

+ Cước hàng không: L * W * H (cm) / 6000

+ Vận tải đường bộ: chiều dài * chiều rộng * chiều cao (cm) / 3000

+ Dịch vụ quốc tế: chiều dài * chiều rộng * chiều cao (cm) / 5000

2.2. Bao bì

– bpbk phải được đóng gói chắc chắn, bao bì phải phù hợp với hình thức và tính chất của bên trong, phù hợp với điều kiện vận chuyển; không gây nguy hiểm cho nhân viên giao hàng; không nhiễm bẩn hoặc hư hỏng bpbk khác hoặc thiết bị vận hành.

– Các mục phải được gói lại và đóng gói.

– Một số nhận xét với các mục cụ thể:

+ dễ vỡ, dễ hỏng, lỏng, đặc biệt:

+ Để đóng gói các hộp gỗ có chèn xốp giữa các khoảng trống.

+ Để đảm bảo các mặt hàng không bị biến chất ở nhiệt độ cao, phải sử dụng đá khô và đá viên để bảo quản (số lượng hạn chế đá khô được sử dụng cho các chuyến hàng bằng đường hàng không.).

+ Đối với các lô hàng hộp, chai, lọ có nắp và nút thì các hộp, chai, lọ này phải đủ cứng để chịu được sự thay đổi áp suất.

+ Các mặt hàng chất lỏng có dung tích lên đến 250ml sẽ được đặt trong túi nhựa, sau đó được đóng gói trong ống nhựa hoặc thùng carton.

+ Hàng Giá Trị Cao: Phải đóng ván ép và chèn xốp.

+ Pin và các sản phẩm có pin tích hợp (ví dụ: máy tính xách tay, đồng hồ, điện thoại di động …), được gửi bằng đường hàng không, pin phải được tháo ra trước khi đóng gói.

+ Các lô hàng có trọng lượng hoặc kích thước bất kỳ phải được đóng gói trong thùng / hộp. Nếu nó không được đóng gói, bưu điện sẽ không nhận.

Phần 3: Chấp nhận, Vận hành, Giao gói hàng

1. Chấp nhận gói, gói

1.1. Chấp nhận gói

– Khi gửi hoặc nhận thư, nhân viên cần lưu ý kiểm tra nội dung thư có nằm trong danh mục cấm hay không.

-Nếu hàng được vận chuyển có điều kiện, cần nhắc người gửi tuân thủ các quy định về đóng gói, bồi thường… của thanh nhat express .

– Khi thư được chấp nhận, nhân viên điền đầy đủ thông tin in trên phiếu gửi và gửi lại cho người gửi một bản (thường là màu xanh).

– Nếu voucher được xuất trực tiếp từ pms, người gửi sẽ nhận được một bản bìa cứng (in trên khổ giấy a5) hoặc một tệp có dữ liệu mềm (gửi qua email).

1.2. Quy định về Hóa đơn và Chứng từ Đi kèm Hàng hóa

1.2.1. Quy định về các loại chứng từ kèm theo lô hàng khi vận chuyển và lưu thông trên thị trường:

Nguồn: Xem Thông tư liên tịch số 64/2015 / ttlt-bct-bct-bca-bqp ngày 08 tháng 5 năm 2015.

1.2.2. thanh nhất express quy định về xuất hóa đơn và các chứng từ kèm theo:

– Đối với hàng khô, đựng trong hộp:

+ Nhân viên thanh nhât express cho hóa đơn, chứng từ vào túi ni lông và phong bì, sau đó cho vào hộp. Trên hộp này có ghi rõ “Hộp đựng hóa đơn chứng từ”.

+ là số thứ tự trên hộp. Ví dụ: Vụ án 1, Vụ kiện 2, Vụ kiện 3 ….

+ Ghi rõ nội dung trên phiếu xuất kho (cả 3 liên): “Hóa đơn, chứng từ vào ô…”. Ví dụ: đưa chứng từ vào ô số 3 thì ghi “Hóa đơn, chứng từ vào ô số 3”.

– Đối với hàng lỏng, hàng hóa chất hoặc hàng khô nhưng không đựng trong container:

+ Chất lỏng hoặc hóa chất dễ làm hỏng hóa đơn và chứng từ kèm theo. Ngoài ra còn có vải thiều, ống nhôm … và các mặt hàng khác không được đóng thùng. Không loại nào có thể có tệp gốc đính kèm.

+ Do đó, để tránh tình trạng hư hỏng, mất mát hồ sơ gốc, nhân viên thanh nhât express yêu cầu người gửi cung cấp bản sao (photocopy) hóa đơn, chứng từ hợp lệ và đóng dấu pháp nhân. p>

+ Sau đó, nhân viên thanh nhat express đặt một bản sao của hóa đơn và chứng từ vào túi nhựa và phong bì rồi dán lên gói hàng. Ghi rõ “Bản sao Hóa đơn và Chứng từ” trên phong bì.

+ Nhân viên thanh nhat express lập phiếu riêng và gửi file gốc cho người nhận.

1.2.3. Một số lưu ý cho người gửi:

thanh nhat express chỉ chịu trách nhiệm vận chuyển hàng hóa theo đúng tiêu chuẩn chất lượng mà thanh nhat express đã cam kết và công bố.

thanh nhat express không chịu trách nhiệm đối với các lô hàng bị cơ quan nhà nước bắt giữ / tịch thu do người gửi không tuân thủ pháp luật, bao gồm nhưng không giới hạn ở: lô hàng không đúng / thiếu chứng từ kèm theo; Nhập khẩu hàng hóa không có nhãn phụ, không rõ nguồn gốc xuất xứ, hàng hóa không phù hợp với quy định của pháp luật.

– Khi hàng hóa bị cơ quan nhà nước tạm giữ / tịch thu, người gửi phải phối hợp với cơ quan nhà nước để giải quyết.

– Nếu phiếu giao hàng của thanh nhat express ghi rõ “hóa đơn và chứng từ trong hộp” và người nhận hàng “ký tên” trên phiếu xuất kho thì nhấn vào mặc định của thanh nhat express hiểu rằng người nhận đã nhận được tệp mà người gửi đã chuyển cho người nhận. Mọi khiếu nại sau đó, thanh nhat express sẽ không chịu trách nhiệm giải quyết.

1.3. Cách viết / hiển thị thông tin trên biểu mẫu gửi

– địa chỉ người gửi và người nhận:

+ Ghi rõ ràng, đầy đủ địa chỉ người gửi và người nhận, bao gồm họ và tên; tên công ty / cơ quan; số căn hộ; đường phố / tổ / nhóm / cộng đồng; tên phường / cộng đồng; quận / huyện; tỉnh.

+ được viết bằng chữ cái Latinh và số tự nhiên.

– Trọng lượng, Kích thước:

+ Đối với các gói hàng, vui lòng nhập trọng lượng thực tế theo gam.

+ Đối với các gói hàng và lô hàng, vui lòng điền vào trọng lượng thực tế và số lượng gói hàng. Nếu trọng lượng quy đổi lớn hơn trọng lượng thực, kích thước 3D và trọng lượng quy đổi phải được cộng với nhau.

– Ghi chú Dịch vụ:

+ Nhấp vào Loại Thư: Phiếu thưởng / Hàng hóa / Quà tặng / Khác.

+ Nhấp vào các dịch vụ cơ bản (dịch vụ vận chuyển): express / economy / international express / international economy / transport.

+ Nhấp vào các dịch vụ khác (nếu có).

– Hướng dẫn chuyên môn (nếu có):

+ Viết nội dung bài đăng vào ô “Nội dung”

+ Nếu quý khách yêu cầu đóng gói (thùng gỗ, thùng carton, ván ép xốp lót …) cần ghi rõ ở góc trên của phiếu xuất kho để dễ nhận biết và thực hiện đóng gói.

+ Cách xử lý khi phát lại không thành công: Kiểm tra chuyển tiếp / hoàn lại / hủy / thông báo cho người gửi.

+ Nhấp hoặc ghi chú dịch vụ gia tăng / dịch vụ đặc biệt (nếu có) và đánh dấu dịch vụ đặc biệt ở góc dưới bên trái của biểu mẫu gửi.

+ Nếu có hướng dẫn bổ sung, vui lòng đề cập đến chúng trong hộp “Hướng dẫn Đặc biệt”.

– Phương thức Giao hàng và Thanh toán:

+ Cách viết chi phí:

+ Đối với những bưu phẩm chỉ sử dụng các dịch vụ cơ bản, bưu cục / trung tâm không cần ghi chi phí trên phiếu chuyển phát, bưu cục / trung tâm chỉ cần nhập thông tin dịch vụ, điểm đến, trọng lượng trên phần mềm pms. , và pms sẽ tự động tính toán chi phí.

+ Đối với thư sử dụng các dịch vụ giá trị gia tăng và các dịch vụ cụ thể, bưu cục / trung tâm phải điền mức phí của dịch vụ này vào cột “Phí bổ sung”, bên cạnh việc ghi rõ dịch vụ.

+ Phương thức thanh toán:

+ Nếu người gửi là khách lẻ thì phải thanh toán ngay tại thời điểm nhận hàng; Bưu điện / Trung tâm đánh dấu vào ô “Tiền mặt”.

+ Nếu người gửi là tổ chức / cơ quan / doanh nghiệp và có thỏa thuận trả sau (thường trong vòng 30 ngày kể từ ngày khoản nợ được giải quyết) thì Bưu điện / Trung tâm Tích lũy ở ô “Nợ”.

+ Nội dung khác:

+ Nhân viên lễ tân bưu điện (thường là người giao hàng) ký tên và đóng dấu của bưu cục / trung tâm vào ô “Họ tên người nhận, Chữ ký người nhận”. Lưu ý: Các mặt hàng nhận vào ngày nào thì phải đóng dấu ngày đó.

+ Chữ ký của người gửi và ghi ngày / tháng / năm giao hàng vào ô “Họ và tên, Chữ ký của người gửi”.

1.4. Cách ghi / hiển thị thông tin trên gói và bưu kiện

– địa chỉ người gửi và người nhận:

+ Ghi rõ ràng, đầy đủ địa chỉ người gửi và người nhận, bao gồm họ và tên; tên công ty / cơ quan; số căn hộ; đường phố / tổ / nhóm / cộng đồng; tên phường / cộng đồng; quận / huyện; tỉnh.

+ được viết bằng chữ cái Latinh và số tự nhiên.

– Ghi số vận đơn trên gói hàng (ở góc trên bên phải).

– Đóng dấu vào gói hàng hoặc bưu kiện (trên mặt của số vận đơn).

– Đối với kiện hàng có từ 02 kiện trở lên, thứ tự số lượng kiện hàng phải theo số lượng vận đơn.

2. Kết thúc chuyến du lịch nước ngoài

– Sắp xếp thư trước khi đóng chúng:

+ Qua đường bưu điện, hàng hóa phải được sắp xếp trước danh sách đóng gói; thư và hàng hóa nói chung không được liệt kê trong một danh sách.

+ Chia thư theo loại dịch vụ trước khi đóng gói; các mục Chuyển phát nhanh (Đường hàng không) và Chậm (Mặt đất) không nằm trong cùng một danh sách.

– công cụ, công cụ để đóng thư:

+ Đối với bưu kiện: Sử dụng túi ni lông có kích thước (tiêu chuẩn) 70×50 (cm) để đóng gói. Mỗi gói chứa tối đa 60 mặt hàng. Các mục được đóng gói cùng nhau phải được liệt kê trong một danh sách (danh sách mức 1).

+ Gói:

+ Sử dụng túi (bao tải) dứa để gói vừa và nhỏ. Số lượng gói mỗi túi tùy thuộc vào kích thước của gói. Các gói trong túi phải được liệt kê trong danh sách (danh sách cấp 1).

+ Nhà vận chuyển có thể đóng gói vào các thùng carton có kích thước (thông thường) 65x40x55 (cm).

+ Trọng số của tệp kê khai (gói hàng) và nhập trọng lượng của tệp kê khai vào hệ thống.

– Cách đóng danh sách (thường):

Xem Thêm : Đối với anh thì em là gì? – GUU.vn

+ các mục được đóng gói thành một danh sách, được gọi là danh sách cấp một. Đối với danh sách cấp một, đơn vị này được phép đóng danh sách các thao tác phụ thuộc hoặc “nắn” danh sách. Về khai thác khác / đơn vị là khác nhau.

<3

+ Đối với một số tuyến thư đặc biệt, đơn vị này được phép đóng hành trình thư thành 02 thao tác. Ví dụ: bc ca mau được phép đóng chuyến thư đi 4 (đối với thư đi miền tây) và được phép đóng chuyến thư đi 1 (đối với gói hàng đi các vùng khác).

3. Nhận thư đến

– Các hành động cần thiết trước khi sử dụng thư đến:

+ Kiểm tra tình trạng của bao bì / bên ngoài của bao bì để phát hiện bất kỳ sự xuống cấp, hư hỏng hoặc rách (nếu có).

+ Cân lại toàn bộ thư đến, đối chiếu với trọng lượng đã ghi trên danh sách tổng thể, phát hiện và xử lý kịp thời những trường hợp nhầm lẫn, sai lệch, mất mát.

– Sử dụng thư đến:

+ Được ưu tiên mở các kiện hàng bị hư, hỏng (nếu có).

+ Mở gói hàng để đảm bảo gói hàng không bị hư hại và được bao bọc bên trong; không có mặt hàng nào bị thiếu trong gói hàng.

+ Nhận tổng số (cấp 2) và danh sách phụ (cấp 1). Kiểm tra, đối chiếu dữ liệu trên phần mềm bưu chính (gọi tắt là pms) xem có khớp với gói hàng, bưu kiện thực tế nhận không.

– Xử lý trường hợp đặc biệt khi mở gói:

+ Hành lý hoặc kiện hàng bổ sung, thất lạc:

+ Ghi số lượng thừa hoặc thiếu trong số bản kê khai hoặc số vận đơn.

+ Đơn vị liền kề trước đó đã được thông báo qua điện thoại tại thời điểm đó. Sau đó, gửi email đến đơn vị liên quan. Nếu chúng tôi không thể liên lạc với bạn qua điện thoại, chúng tôi sẽ chấp nhận email.

+ Lập hồ sơ chất lượng.

+ Mất:

+ Túi:

+ Thông báo cho đơn vị liền kề trước đó.

+ Tạo vé nội bộ và trả lại hành lý thất lạc.

+ Lập hồ sơ chất lượng.

+ Các mục trong thư:

+ Để nhận thư, hãy chuyển đến Tài liệu phát chung (Tài khoản người vận hành).

+ Bỏ phiếu chuyển tiếp, chọn lý do “Ngoại tuyến”.

+ Lập hồ sơ chất lượng.

+ hư hỏng, hư hỏng:

+ Ghi số lược khai hoặc số vận đơn bị hư hỏng, hư hỏng.

+ Đơn vị liền kề trước đó đã được thông báo qua điện thoại tại thời điểm đó. Sau đó, gửi email đến đơn vị liên quan. Nếu chúng tôi không thể liên lạc với bạn qua điện thoại, chúng tôi sẽ chấp nhận email.

+ Lập hồ sơ chất lượng.

+ Sự khác biệt về trọng lượng cho các kiện hàng và kiện hàng: Chấp nhận sự khác biệt về trọng lượng:

+ Đối với kiện / kiện đến 5kg, mức chênh lệch tối đa cho phép là 200g.

+ Đối với gói / bao có trọng lượng trên 5kg đến 10kg, mức chênh lệch tối đa cho phép là 300g.

+ Đối với gói / bao trên 10kg, mức chênh lệch tối đa cho phép là 500g.

4. Danh sách phát

– Sau khi nhận được toàn bộ lô hàng thư tín, đơn vị sẽ chia gói hàng theo địa điểm – tương ứng với từng phạm vi giao nhận của đơn vị giao nhận (nvgn). Việc sắp xếp các kiện hàng cho từng tuyến giao hàng phải tuân theo tuyến đường giao hàng (thường là từ địa chỉ gần đến địa chỉ xa). Sau đó, đơn vị sẽ cấp sổ phân công theo khoa.

-Các gói hàng và bưu kiện được phân phối theo các nguyên tắc sau:

+ trên mỗi tập lệnh nvgn tuyến đường. Tin nhắn thuộc về bất kỳ dòng nhân viên nào và chúng sẽ được phân phối trong sổ đăng ký của dòng nhân viên đó.

<3

+ Các mặt hàng được trả lại (từ đơn vị khác), các mặt hàng bị thất lạc sẽ được ghi vào sổ giao nhận của nhà vận chuyển (nvĐh).

+ Tất cả các gói hàng phải được gửi đi trong vòng 30 phút sau khi đến nơi.

+ Một bài không được phép nhập 2 sách phân phối khác nhau.

– Các thư sử dụng dịch vụ giá trị gia tăng để chuyển phát ưu tiên (chuyển phát theo lịch trình, chuyển phát ngay trong ngày, hồ sơ mời thầu, chuyển phát ưu tiên …) phải được xử lý ngay theo yêu cầu. Các yêu cầu được viết trên mẫu đơn gửi.

5. Gửi bưu thiếp & amp; nhập thông tin vào hệ thống

5.1. Các nguyên tắc và gói phân phối gói hàng

– Đơn vị chuyển phát phải nhanh chóng tổ chức chuyển gói hàng, bưu kiện đã nhận đến tay người nhận, đảm bảo tiêu chuẩn chất lượng cho từng dịch vụ.

– Hình thức phân phối gói, kiện hàng:

+ Được giao tận tay người nhận (như ghi trên phiếu gửi) hoặc

+ Giao hàng đến địa chỉ người nhận (giao hàng cho lễ tân, bộ phận thư ký, bộ phận gửi thư …) hoặc

+ Phân phối tại điểm đổi hàng của công ty (ghi trên phiếu điều động).

5.2. Quy trình đóng gói và vận chuyển gói hàng

– Chuyển gói, kiện hàng đến địa chỉ người nhận:

+ nvgn phải cung cấp địa chỉ cá nhân / tổ chức / công ty chính xác. Đối với địa chỉ gửi lần đầu, bạn nhớ hỏi kỹ người nhận địa chỉ gửi để tránh thông tin sai lệch.

+ Yêu cầu chữ ký của người nhận, ghi rõ họ tên. Đối với dịch vụ “chuyển phát cá nhân” và “nhận số ID người nhận”, người nhận cần xuất trình giấy tờ tùy thân và ghi số ID của mình vào phiếu gửi thư. Nếu người nhận không thực hiện các yêu cầu này, nó sẽ không gửi.

+ Nếu gói lần đầu không thành công thì phải nêu rõ lý do và thời gian giao hàng. Tùy từng trường hợp, nvgn sẽ thực hiện truyền lại lần thứ hai hoặc giao gói cho nhà điều hành xử lý.

Lưu ý:

+ Trong mọi trường hợp, nvgn không cho phép chữ ký của người nhận.

+ Không được phép để thư trong nhà, trong hộp thư và tự ý ký tên (kể cả khi người nhận không yêu cầu).

+ Gửi thư tại công ty / cơ quan: Nếu công ty / tổ chức được bảo vệ và bạn được phép chuyển gói hàng bên trong, bạn sẽ được yêu cầu vào bên trong và chuyển gói hàng đến quầy lễ tân / bộ phận. Dịch vụ Bưu điện; không được phép bảo vệ.

+ Gửi thư có địa chỉ trường học:

+ Người nhận là giáo viên và tên và số điện thoại di động của giáo viên của người nhận là bắt buộc. Trong trường hợp này, nvgn phải đến địa điểm giao hàng.

+ Người nhận là sinh viên phải có lớp học và số điện thoại di động. Trong trường hợp này, bạn có thể nhập địa chỉ giao hàng hoặc gọi điện cho người nhận và nhờ họ đến nhận.

+ Chuyển thư đến các cơ quan an ninh quân đội, cảnh sát và một số cơ quan chính phủ cụ thể: Người nhận phải có phòng (ban) và số điện thoại di động. Trong trường hợp này, nvgn phải đến địa điểm giao hàng.

+ Gói giao hàng cho công trình có địa chỉ người nhận:

+ Nếu được phép vào tòa nhà để giao hàng: nvgn sẽ giao hàng như bình thường, tức là nvgn phải giao hàng tại nhà riêng hoặc công ty của bạn, và không bao giờ đến quầy lễ tân hoặc tòa nhà bảo vệ.

<3

-Giao bưu phẩm, bưu kiện tại điểm giao dịch của công ty:

+ Người nhận yêu cầu xuất trình cmnd để đối chiếu với tên người nhận trên phiếu công văn.

+ yêu cầu chữ ký người nhận, ghi rõ họ tên, số cmd.

6. Xử lý các gói không gửi được

– Nếu gói hàng không được phát sau 02 lần liên tiếp đến cùng một địa chỉ thì người gửi sẽ giao gói hàng cho người gửi, đồng thời nêu rõ 02 thời gian giao hàng và lý do giao hàng. không chơi được.

-nvĐh được xử lý như sau:

+ Nêu rõ lý do không chơi:

+ Nếu mặt hàng có số liên lạc, người nhận sẽ liên hệ với người nhận để kiểm tra tính chính xác của lý do không giao hàng.

+ Nếu sản phẩm không có số liên hệ, khách hàng tra cứu trên google hoặc liên hệ tổng đài 116 (nếu ở TP.HCM và Hà Nội) hoặc tổng đài 1080 để tìm số dựa trên địa chỉ giao hàng. con số.

+ Xử lý các mặt hàng không gửi được:

+ Nếu không liên lạc được với người nhận hoặc lý do không gửi được chính xác thì thông báo cho người gửi (điện thoại / email).

+ Trong vòng 48 giờ kể từ khi nhận được:

+ Nếu đơn vị chấp nhận thông tin bổ sung, thông tin đó sẽ được phát lại hoặc chuyển tiếp hoặc hủy bỏ;

+ Nếu người nhận hàng không cung cấp thêm thông tin hoặc yêu cầu hoàn tiền, đơn vị giao hàng sẽ trả lại hàng cho người nhận hàng.

+ Nếu người nhận thay đổi địa chỉ, người gửi phải thông báo cho người nhận. Khi máy chấp nhận yêu cầu chuyển tiếp, người gửi được phép chuyển tiếp.

– hoạt động chuyển tiếp, chuyển tiếp:

+ Lập lệnh trả hàng / chuyển tiếp, ghi rõ: số vận đơn, đơn vị chấp nhận, lý do hoàn trả / địa chỉ giao nhận mới.

+ Nhấp để gửi đơn hàng trả lại / chuyển tiếp.

+ Đóng dấu vào bảng chuyển đổi để xác định đơn vị và thời gian của quá trình chuyển đổi.

Nguồn: https://xettuyentrungcap.edu.vn
Danh mục: Hỏi Đáp

Vậy là đến đây bài viết về Hướng dẫn quy trình nghiệp vụ chuyển phát – Công ty Thành Nhất đã dừng lại rồi. Hy vọng bạn luôn theo dõi và đọc những bài viết hay của chúng tôi trên website Xettuyentrungcap.edu.vn

Chúc các bạn luôn gặt hái nhiều thành công trong cuộc sống!

Related Articles

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *

Back to top button