Cách gửi và nhận fax trực tuyến mà không cần máy fax hoặc đường

Một số doanh nghiệp và cơ quan chính phủ chậm tiến độ có thể không chấp nhận tài liệu gửi qua email, buộc bạn phải gửi chúng qua fax. Nếu buộc phải fax, bạn có thể thực hiện miễn phí từ máy tính của mình.

Trước đây, chúng tôi đã đề cập đến các cách ký điện tử tài liệu mà không cần in và quét tài liệu. Quá trình này cho phép bạn ký điện tử tài liệu và fax chúng đến doanh nghiệp của bạn – tất cả trên máy tính của bạn mà không cần in.

Cách thức hoạt động của máy fax (và tại sao nó lại bất tiện như vậy)

Việc này không hề dễ dàng như mong muốn. Tất cả các máy fax được kết nối với đường dây điện thoại cũ đơn giản. Khi bạn sử dụng máy fax tiêu chuẩn, máy sẽ quay số bạn chỉ định. Máy fax trả lời số đích và tài liệu được truyền qua điện thoại.

Quy trình này được phát minh trước khi có internet và dường như đã lỗi thời một cách nực cười vào thời điểm này. Để thực hiện fax, một người nhập tài liệu, in và quét tài liệu đó vào máy fax được gửi qua đường dây điện thoại. Sau đó, người nhận fax có thể quét tài liệu được fax và chuyển đổi lại thành tệp kỹ thuật số. Chúng xuất hiện đầy đủ – tài liệu được gửi từ máy tính này sang máy tính khác, đòi hỏi nhiều thao tác bổ sung và giảm chất lượng hình ảnh.

Tốt nhất là bạn gửi tài liệu qua email hoặc một phương thức trực tuyến an toàn hơn. Nhiều doanh nghiệp nghĩ rằng gửi fax là một phương thức chuyển tài liệu an toàn, nhưng điều đó không đúng – nếu ai đó rình mò đường dây điện thoại, họ có thể dễ dàng chặn tất cả các tài liệu được fax.

Không có cách nào để kết nối trực tiếp với máy fax qua Internet vì máy fax chỉ được kết nối với đường dây điện thoại. Để thực hiện gửi fax trực tuyến, chúng tôi cần một số loại cổng để nhận tài liệu qua internet và chuyển tài liệu đến máy fax. Đây là nơi dịch vụ sau xuất hiện. Đưa cho họ một tài liệu và họ sẽ thực hiện công việc khó chịu là quay số fax và gửi tài liệu của bạn qua đường dây điện thoại.

Bạn chỉ có thể sử dụng máy tính của mình để gửi fax, nhưng

Tất nhiên, bạn có thể bỏ qua các dịch vụ bên dưới. Microsoft Windows thậm chí còn bao gồm một ứng dụng quét và fax cho phép bạn gửi fax. Vấn đề là bạn cần kết nối máy tính của mình với đường dây điện thoại — vâng, điều đó có nghĩa là bạn cần một modem fax quay số. Bạn cũng cần có kết nối điện thoại cố định và bạn phải yêu cầu mọi người tắt điện thoại của họ khi bạn gửi fax, giống như quay số ngày xưa. Tất nhiên, nếu bạn đã có nhiều fax, bạn có thể trả tiền cho một đường dây điện thoại fax chuyên dụng — thậm chí có thể cần thiết nếu bạn nhận được nhiều fax.

Xem Thêm : Nhân viên SEO là gì? Sự khác biệt giữa SEO Executive và SEO Manager

Điều này rõ ràng là không lý tưởng. Tất nhiên, nếu bạn cần gửi nhiều fax, hãy tiếp tục và mua một máy fax hoặc modem và kết nối nó với điện thoại cố định của bạn. Nhưng bạn có thể không cần gửi và nhận fax thường xuyên — bạn muốn có thể thực hiện việc này một cách thường xuyên bất cứ khi nào bạn gặp phải một tổ chức bị mắc kẹt trong quá khứ.

Quét tài liệu hoặc sử dụng các tệp kỹ thuật số hiện có

Quy trình cơ bản rất đơn giản. Trước tiên, bạn cần quét tài liệu bạn muốn gửi fax, giống như cách bạn gửi tài liệu qua email. Nếu không có sẵn máy quét, bạn có thể thử quét bằng điện thoại thông minh của mình. Nếu tài liệu đã là một tệp trên máy tính của bạn, xin chúc mừng—bạn không cần phải quét bất cứ thứ gì.

Các tài liệu hiện ở dạng kỹ thuật số và bạn có thể gửi chúng đến một dịch vụ sẽ xử lý các bản fax phiền phức cho bạn.

Gửi fax trực tuyến, miễn phí

Có rất nhiều dịch vụ fax trực tuyến nên khó có thể lựa chọn một cách sáng suốt. Điều đầu tiên cần xem xét là bạn thuộc loại người dùng nào, tần suất bạn gửi fax và những tính năng bạn cần.

Người dùng cấp cao: fax ringcentral

Nếu bạn sẽ luôn gửi các bản fax nhạy cảm hoặc bạn làm việc cho một công ty và bạn đang cố gắng chọn một dịch vụ, ringcentral fax, được sở hữu một phần bởi cisco và tại & t, có thể là lựa chọn tốt nhất cho nhu cầu của bạn, đặc biệt là khi chúng có nhiều tính năng bảo mật mạnh mẽ và hỗ trợ nhiều người dùng với các đường fax riêng biệt.

Nó có mọi tính năng mà bạn có thể tưởng tượng, bao gồm tích hợp với triển vọng, google drive, dropbox, box và thậm chí bạn còn nhận được số điện thoại miễn phí. Nó cũng có một số tính năng bảo mật hữu ích cho các doanh nghiệp hoặc cá nhân chuyển thông tin một cách an toàn.

Tất nhiên, nếu bạn chỉ muốn gửi một vài bản fax, bạn có thể đăng ký một trong các gói chi phí thấp của họ, có giá khởi điểm dưới 13 đô la mỗi tháng và hủy sau một hoặc hai tháng.

Xem Thêm : Chỉ thị 10 của TP.HCM: Những điều cần tiếp tục thực hiện từ 29/6

p>

Người dùng thông thường

Nếu bạn cần fax thường xuyên, chúng tôi khuyên dùng myfax, cho phép bạn gửi miễn phí tối đa 10 trang. Điều đó nghe có vẻ không nhiều, nhưng đó là số trang mỗi tháng nhiều hơn số trang mà hầu hết mọi người phải fax hàng năm. Nếu bạn cần gửi nhiều trang hơn mỗi tháng, bạn có thể nâng cấp lên gói thông thường.

Bạn cần xác nhận địa chỉ email của mình để gửi fax miễn phí.

Nhận fax

Nếu cần nhận fax, bạn phải đăng ký dịch vụ trả phí. Dịch vụ này yêu cầu thiết lập một số điện thoại chuyên dụng cho đường dây fax của bạn, việc này sẽ tốn tiền. ringcentral, myfax và nhiều dịch vụ khác có thể thực hiện việc này nếu bạn trả tiền.

May mắn thay, ít nhất bạn có thể dùng thử miễn phí – ringcentral cung cấp 30 ngày gửi fax miễn phí, chẳng hạn.

Có nhiều dịch vụ fax và nếu bạn chỉ cần gửi fax thường xuyên, bạn có thể gửi chúng miễn phí, nhưng nếu bạn muốn nhận fax, cuối cùng bạn sẽ cần phải đăng ký tài khoản dùng thử. Bạn có thể hủy bỏ bất cứ lúc nào nếu bạn muốn.

Tín dụng hình ảnh: matt jiggins trên flickr, david voegussy trên flickr