Lập kế hoạch họp lớp hoàn hảo – 13 bước chi tiết A-Z – Luxevent

13 bước lập kế hoạch tổ chức cuộc họp lớp học hoàn hảo

1. Bầu người tổ chức họp lớp

Người tổ chức chịu trách nhiệm lập kế hoạch họp lớp và tổ chức các hoạt động của dự án. Thông thường, người tổ chức chương trình họp lớp đồng thời là ban liên lạc tạm thời. Tuy nhiên, nếu một số thành viên trong ban liên lạc tạm thời bận khi họp lớp, bạn có thể bắt đầu bầu ban tổ chức họp lớp với các thành viên mới để đảm bảo công việc diễn ra suôn sẻ nhất. .

Tham gia ban tổ chức họp lớp phải là những người năng nổ, nhiệt tình, có thể gọi điện, liên lạc với các thành viên trong lớp.

2. Xác định thời điểm, thời điểm họp lớp

Không như trên giảng đường, giờ đây mỗi thành viên đều có một cuộc sống của riêng mình. Thật khó để tìm thấy một ngày đoàn tụ bao gồm tất cả mọi người tham gia. Vì vậy, hãy chọn một thời điểm thật đặc biệt để lên kế hoạch họp lớp, chẳng hạn như ngày kỷ niệm 10, 15, 20, 30 ngày ra trường… hay kỷ niệm thành lập trường, thành lập thầy cô giáo.

Nhiều bạn thường chọn dịp nghỉ lễ 30/4 – 1/5 và Quốc khánh 2/9 để họp lớp. Đây là những ngày lễ lớn trùng với kỳ nghỉ hè hoặc ngày khai giảng và rất phù hợp để tổ chức họp lớp. Tuy nhiên, việc có quá nhiều lớp học trong cùng một ngày có thể dẫn đến tình trạng “cháy hàng” về địa điểm và dịch vụ. Vì vậy, khi lên kế hoạch họp lớp nên tổ chức vào cuối tuần, để mọi người dễ sắp xếp công việc tham gia.

Kế hoạch tổ chức họp lớp nên được lập trước ngày tổ chức ít nhất 1 tháng.

3. Liệt kê các thành viên, khách mời tham dự họp lớp

Trong phần lập kế hoạch họp lớp tới cần xác định ai sẽ tham gia họp lớp? Số tiền cụ thể là bao nhiêu? Sau đó xây dựng nội dung chương trình và đặt dịch vụ phù hợp, tiết kiệm nhất.

4. Dự kiến ​​kinh phí tổ chức họp lớp

Kế hoạch họp lớp cũ dù hoàn hảo đến đâu cũng không thể thực hiện được nếu mọi ý tưởng đều vượt quá ngân sách. Để dự trù kinh phí họp lớp, vui lòng trả lời các câu hỏi sau:

− Tổng chi phí dự án ước tính là bao nhiêu?

− Có bao nhiêu tiền tài trợ?

− Có bất kỳ nguồn tài trợ nào khác không

Tiếp theo, bạn lên danh sách chi tiết những khoản sẽ tiêu và ước tính chi phí cho từng khoản. Sau đó, bạn so sánh tổng chi phí ước tính với ngân sách hiện tại của mình để tính toán các chỉnh sửa, bổ sung hoặc xóa. Cuối cùng, bạn nên xem xét liệu các thành viên trong lớp có yêu cầu tài trợ bổ sung hay không và bao nhiêu.

Bạn có thể tạo cuộc trưng cầu dân ý cho các thành viên trong lớp để tạo ngân sách phù hợp với tất cả mọi người.

5. Lập kế hoạch, phân công công việc tổ chức các hoạt động họp lớp

Xem Thêm : Ảnh Pikachu Cute ❤ Hình Nền Pikachu Cute 3d Đẹp Ngầu

Việc phân bổ công việc có kế hoạch cho từng nhóm/thành viên trong ban tổ chức không chỉ giúp giảm bớt gánh nặng trên vai mỗi cá nhân mà còn đảm bảo dự án hoàn thành nhanh chóng và suôn sẻ hơn.

− Nhóm sáng tạo: là nhóm chịu trách nhiệm lên ý tưởng họp lớp, bao gồm chủ đề, concept (trang trí, trang phục, market họp lớp), kịch bản chương trình, quà tặng, quà tặng, sự kiện. giao tiếp.

− Tổ hậu cần: Đặt xe, thuê địa điểm, trang thiết bị, nhân sự, chụp hình… Tính toán các khoản thu chi của chương trình.

− Nhóm điều hành: thiết lập chương trình nghị sự của chương trình, quản lý rủi ro, chào đón khách, điều phối, giám sát và điều hành tổ chức.

6. Lên ý tưởng tổ chức họp lớp

Trước khi lên kế hoạch họp lớp, hãy xác định mục đích họp lớp của bạn là gì? Sau đó chọn quảng cáo phù hợp dựa trên ngân sách dự kiến.

Ví dụ: nếu mục đích tổ chức của bạn là để tri ân thầy cô và tôn vinh cha mẹ, thì buổi họp lớp có tên “Ngày về quê hương” sẽ phù hợp. Nếu bạn muốn sống lại tuổi trẻ qua chương trình họp lớp độc đáo thì hãy thử concept reply 1970s ngay nhé! Bạn có thể tham khảo bài viết 5 ý tưởng tổ chức họp lớp ý nghĩa và độc đáo của Luxevent.

7. Chọn địa điểm họp lớp

Tùy theo hình thức tổ chức khác nhau mà họp lớp có ba địa điểm:

− Địa điểm họp lớp nhà hàng: Áp dụng cho hoạt động họp lớp chỉ tổ chức tiệc gala.

− Địa điểm tổ chức họp lớp trong khuôn viên trường: một chương trình thích hợp cho các buổi họp mặt và lễ tạ ơn. Tổ chức một buổi tối trong khuôn viên trường với Mobile Party.

− Địa điểm họp lớp du lịch, sinh thái, nghỉ dưỡng: đang là xu hướng họp lớp hiện nay. Chương trình bao gồm nhiều hoạt động vui chơi: tham quan, nghỉ dưỡng, team building, dạ tiệc, lửa trại.

Xem Thêm : Thế nào là khấu trừ thuế tại nguồn? Thuế thu nhập cá nhân khấu trừ tại nguồn như thế nào?

Nếu bạn chưa tìm được địa điểm ưng ý thì đây là 15 địa điểm họp lớp đẹp ở Hà Nội và lân cận.

8. Viết kịch bản tổ chức họp lớp

Kịch bản họp lớp bao gồm kịch bản trò chơi team building, kịch bản gala, kịch bản mc dẫn chương trình và kịch bản điều chỉnh âm thanh, ánh sáng của kỹ thuật viên.

Kịch bản cần được xây dựng chi tiết bao gồm: thời gian, nội dung, người chịu trách nhiệm, các ghi chú (nếu có). Đặc biệt lời thoại của MC cần được trau chuốt kỹ lưỡng, phong cách phải lịch sự, trang nghiêm, giàu cảm xúc.

9. Thiết kế phông nền họp lớp, chợ họp lớp

Background họp lớp và poster họp lớp được thiết kế theo ý tưởng và chủ đề của buổi họp lớp. Trang điểm họp lớp đẹp không chỉ gây ấn tượng với người tham gia mà còn chụp được những bức ảnh đẹp, để lại những khoảnh khắc, kỉ niệm đẹp và ý nghĩa cho buổi họp lớp. Nếu bạn đang tìm những phông nền họp lớp đẹp thì hãy tham khảo ngay 10 hình nền họp lớp đẹp và ý nghĩa sau đây.

10. Liên hệ và đặt dịch vụ họp lớp

Công việc tiếp theo của kế hoạch tổ chức họp lớp là nhiệm vụ của đội ngũ hậu cần, bao gồm đặt xe, thuê địa điểm, đặt tiệc, thuê thiết bị, mời người dẫn chương trình, v.v., hãy liên hệ với dịch vụ đặt phòng càng sớm càng tốt để các bạn có thể tránh các lỗi dịch vụ và tăng chi phí, đồng thời Linh hoạt thay đổi kế hoạch khi phát sinh các tình huống không lường trước được. .

11. Gửi giấy mời họp lớp

Việc xác định đối tượng và số lượng thành viên đã tham dự chương trình họp lớp trước đó không có nghĩa là bạn sẽ bỏ qua bước gửi giấy mời họp lớp cho mọi người. Điều này không chỉ làm tăng tính trang trọng của sự kiện mà còn thông báo chính thức cho những người tham dự về địa điểm, thời gian và nội dung chính của chương trình họp lớp. Chắc hẳn ai cũng sẽ cảm nhận được ý nghĩa của buổi lễ và hào hứng hơn khi cầm trên tay tấm thiệp mời họp lớp tinh tế.

12. Tổ chức họp lớp

Những điều quan trọng cần lên kế hoạch trước cuộc họp lớp để đảm bảo dự án diễn ra suôn sẻ:

− Biện pháp dự phòng cho các tình huống rủi ro và giải pháp: Bạn làm gì khi trời mưa? Nếu mất điện đột ngột trong một sự kiện, các giải pháp thay thế là gì?

− Chuẩn bị thiết bị ít nhất 1 giờ trước buổi biểu diễn. Kiểm tra và chạy thử cẩn thận để đảm bảo thiết bị hoạt động ổn định.

− Trao đổi thông tin kỹ lưỡng với từng nhóm chịu trách nhiệm cũng như nhân sự, mc chương trình. Lập checklist và mô tả công việc chi tiết cho từng người/bộ phận.

13. Tổng kết và trao đổi sau họp lớp

Bước cuối cùng trong kế hoạch họp lớp là tóm tắt và truyền đạt sau đó. Hãy cùng ngồi lại và tổng kết những gì đã làm được và chưa làm được tại sự kiện. Nhằm rút kinh nghiệm cho những chương trình tiếp theo.

Ngoài ra, khi sự đồng cảm và cảm xúc của mọi người vẫn chưa nguôi ngoai sau đêm diễn, đừng quên sưu tầm những hình ảnh, clip về buổi diễn và gửi đến tất cả các thành viên ngay khi sự kiện kết thúc. Chấm dứt.

Trên đây là 13 bước lập kế hoạch tổ chức họp lớp hoàn hảo và tỉ mỉ nhất. Chúc các bạn lên kế hoạch tổ chức họp lớp thật bài bản và có một kế hoạch tổ chức họp lớp thật thành công và ý nghĩa. Mọi thắc mắc trong quá trình tổ chức vui lòng liên hệ với công ty tổ chức họp lớp chuyên nghiệp Luxevent để nhận được sự hỗ trợ tốt nhất!