Kiểm soát trong quản lý là gì? – Hoa tiêu tri thức

Bài báo phân tích khái niệm kiểm soát trong quản lý của các chuyên gia, nhà nghiên cứu trong và ngoài nước, đồng thời xác định bản chất, chức năng và cách phân loại kiểm soát nêu trên theo tiêu chuẩn của cấp kiểm soát và ảnh hưởng của chủ thể kiểm soát đối với kiểm soát. Đối tượng, phạm vi, nội dung, đối tượng, mục đích, mối quan hệ giữa chủ thể và đối tượng bị kiểm soát …

1. Kiểm soát là gì

Kiểm soát là một chức năng mà người quản lý phải thực hiện, ngay cả khi kết quả công việc của bộ phận đạt được theo kế hoạch đã lập. Để đảm bảo mọi thứ đi đúng hướng, người quản lý phải theo dõi và đánh giá hiệu suất. Kết quả thực tế phải được so sánh với các mục tiêu đã xác định trước đó để các nhà quản lý có thể thực hiện các hành động cần thiết để đảm bảo tổ chức đang đi đúng hướng. Quá trình theo dõi, so sánh và điều chỉnh là một phần của chức năng kiểm soát. Kiểm soát là cần thiết trong mọi lĩnh vực hoạt động của con người, trong các tổ chức và toàn xã hội và có liên quan mật thiết đến hoạt động quản lý. Nếu không có sự kiểm soát, các nhà quản lý sẽ không có thông tin để đưa ra các quyết định phù hợp nhằm thích ứng với môi trường, và sẽ khó đạt được các mục tiêu đã đề ra.

Có nhiều cách tiếp cận quản lý khác nhau dẫn đến các quan điểm khác nhau về quản lý. mary parker follet đưa ra khái niệm: “quản lý là nghệ thuật hoàn thành công việc thông qua con người”. James H. Donnelly và các cộng sự đã đưa ra khái niệm quản lý, nhấn mạnh các khía cạnh hành vi của quản lý: “Quản lý là quá trình do một hoặc nhiều người thực hiện nhằm phối hợp hoạt động của những người khác nhằm đạt được kết quả mà một người không thể hành động một mình” [3, tr .52]. Quan điểm nhấn mạnh chức năng quản lý để đạt được các mục tiêu của tổ chức, James Stoner và Stephen Robbins cho rằng “Quản lý là một quá trình có hệ thống bao gồm lập kế hoạch, tổ chức, quản lý con người và kiểm soát các hoạt động trong một thực thể nhằm hoàn thành Mục tiêu của đơn vị ”[4, tr.45].

Theo Henry Fayol, cha đẻ của lý thuyết quản lý hiện đại, quản lý là một quá trình bao gồm 5 chức năng: hoạch định, tổ chức, chỉ đạo, phối hợp và kiểm soát. Ông cũng nói: “Kiểm soát là kiểm tra để xác nhận rằng mọi thứ đang diễn ra theo kế hoạch hoặc các hướng dẫn và nguyên tắc đã được thiết lập, từ đó chỉ ra những điểm yếu và sai lầm. Cần phải điều chỉnh đồng thời ngăn ngừa chúng tái diễn” [5, tr. 49]. Gwick và Urwich đã xác định bảy chức năng của quản lý: lập kế hoạch, tổ chức, biên chế, chỉ huy, điều phối, kiểm soát và ước tính. james stoner chia quản lý thành bốn chức năng riêng biệt: lập kế hoạch, tổ chức, lãnh đạo và quản lý.

Về mặt nghiên cứu quản lý, tác giả Ruan Guangqiong cho rằng quản lý là quá trình định hướng và tổ chức thực hiện các phương hướng đã định trước nhằm xác định hiệu quả cao nhất trên cơ sở các nguồn lực. Quy trình bao gồm nhiều giai đoạn, đầu tiên là dự kiến ​​và kiểm tra thông tin về các nguồn lực và mục tiêu cần đạt được, sau đó xây dựng kế hoạch và phương án hành động, cuối cùng là tổ chức thực hiện, vạch ra kế hoạch và phương án. Ông nhấn mạnh: “Kiểm soát không phải là một khâu hay một khâu của quy trình quản lý, mà là một bộ phận cấu thành của quản lý.

Xem Thêm : Các loại thần kê, linh kê và quý kê

Trong quản lý, kiểm soát luôn tồn tại trước, trong và sau mọi hoạt động chỉ đạo hoặc tổ chức thực hiện hoặc điều chỉnh từng hoạt động đó. Theo nghĩa rộng nhất, kiểm soát được hiểu là việc nắm bắt và kiểm soát đối tượng hoặc tổng hợp các phương tiện quản lý đối tượng ”Theo tác giả Nguyễn Thị Phường Hoa:“ Kiểm soát là việc đo lường, đánh giá và tác động của đối tượng kiểm soát đến đảm bảo quá trình lập kế hoạch và mục tiêu của tổ chức được thực hiện một cách hiệu quả. ”7, tr.14]. Nói chung, các quan điểm khác nhau về chức năng quản lý thường tập trung vào vấn đề quản lý con người trong một tổ chức. Tuy nhiên, tất cả các quan điểm này đều thống nhất: tổ chức, thực hiện và kiểm soát để đạt được mục tiêu Trong đó kiểm soát có vai trò đặc biệt quan trọng, nó liên quan chặt chẽ đến hoạt động quản lý, có vai trò quan trọng trong việc ra quyết định của nhà quản lý. đưa ra các quyết định phù hợp để đạt được các mục tiêu của tổ chức. Để đạt được các mục tiêu chung của tổ chức, chức năng quản lý phải được thực hiện. Chức năng quản lý là nhiệm vụ lớn nhất và bao trùm các hoạt động quản lý.

Từ các góc độ khác nhau của kiểm soát, hãy xác định vai trò của kiểm soát trong quản lý Theo tác giả bài báo, kiểm soát có thể hiểu một cách toàn diện là: kiểm soát là một chức năng quan trọng của quản lý, được thực hiện thường xuyên, liên tục trên mọi phương diện. của hoạt động kinh doanh. và quản lý ở tất cả các cấp. Mục đích cuối cùng của kiểm soát là giúp doanh nghiệp đạt được các mục tiêu đã nêu với chi phí và mức độ rủi ro thấp nhất. Tuy nhiên, để thực hiện các hoạt động quản lý một cách hiệu quả, việc lựa chọn loại hình kiểm soát thích hợp để ngăn ngừa rủi ro là một vấn đề quan trọng mà doanh nghiệp phải đối mặt.

2. Phân loại kiểm soát

Những nhận xét trên đây về bản chất và vai trò của kiểm soát cho thấy kiểm soát tồn tại trong mọi hoạt động và lĩnh vực, đồng thời là đối tượng, thông tin người dùng, được các nhà quản lý và những người thực hiện công việc trong đơn vị quan tâm. Xét từ các khía cạnh khác nhau, các loại hình kiểm soát sẽ khác nhau tùy theo lĩnh vực kinh doanh, loại hình kinh doanh, trình độ quản lý, cơ chế kinh tế, điều kiện xã hội … Quan điểm và hệ thống lý luận. Doanh nghiệp được hình thành theo tiêu chuẩn về mức độ ảnh hưởng, phạm vi, nội dung, đối tượng, mục đích và mối quan hệ giữa chủ thể và đối tượng bị kiểm soát của chủ thể kiểm soát:

(i) Được phân loại theo mối quan hệ giữa chủ thể kiểm soát và đối tượng kiểm soát, kiểm soát bao gồm kiểm soát từ chủ thể bên ngoài đơn vị và kiểm soát từ chủ thể bên trong đơn vị.

Kiểm soát từ bên ngoài đơn vị (kiểm soát bên ngoài): Là kiểm soát từ bên ngoài đơn vị, như kiểm soát của đơn vị cấp trên, kiểm soát của cơ quan quản lý trong nước. Kiểm soát nội bộ (kiểm soát từ bên trong đơn vị): là loại kiểm soát do các chủ thể trong đơn vị thực hiện nhằm kiểm soát lẫn nhau theo nhiều chiều nhằm mục đích của bộ quản lý nội bộ.

(ii) Được phân loại theo mức độ ảnh hưởng của cơ quan kiểm soát, kiểm soát bao gồm kiểm soát trực tiếp và kiểm soát gián tiếp. Kiểm soát trực tiếp: Kiểm soát trực tiếp bao gồm kiểm soát hoạt động, kiểm soát xử lý và kiểm soát bảo vệ tài sản. Điều khiển gián tiếp: là điều khiển tổng thể nhiều hệ thống, nhiều công việc khác nhau.

Xem Thêm : Ý NGHĨA HÌNH XĂM BỌ CẠP – Xăm hình nghệ thuật Trueart ink

(iii) Được phân loại theo thời gian kiểm soát, kiểm soát bao gồm kiểm soát lập kế hoạch trước, kiểm soát quá trình (kiểm soát đồng thời) và kiểm soát sau thực hiện (kiểm soát phản hồi). Kiểm soát trước (kiểm soát dự đoán): là quá trình kiểm soát trước khi một hoạt động được thực hiện nhằm ngăn ngừa các sai sót có thể xảy ra để kế hoạch được thực hiện thành công. Kiểm soát quy trình (Kiểm soát đồng thời): Đây là loại kiểm soát liên quan đến việc thực hiện công việc hiện tại thực tế và bao gồm các nhiệm vụ như giám sát, các hoạt động điều chỉnh thường xuyên, các thủ tục liên tục để đảm bảo tuân thủ các quy định và tiêu chuẩn đã thiết lập. Kiểm soát sau khi thực hiện (Kiểm soát phản hồi): Thu thập và đánh giá thông tin về các hoạt động đã hoàn thành so với các mục tiêu đã thiết lập và thực hiện hành động để cải thiện hiệu suất trong tương lai. Tương lai giúp tránh lặp lại những sai lầm của quá khứ.

(iv) Phân loại theo nội dung của các kiểm soát, bao gồm kiểm soát tổ chức và kiểm soát kế toán. Kiểm soát của tổ chức: Một kiểm soát được thiết lập để đảm bảo rằng tổ chức tuân thủ luật pháp và quy định của đơn vị, hiệu lực và hiệu quả của tổ chức trong việc thực hiện các hoạt động kinh doanh của mình, để đảm bảo thực hiện đúng các mục tiêu và sử dụng tiết kiệm và hiệu quả các nguồn lực. Kiểm soát kế toán: là loại kiểm soát tập trung vào việc kiểm tra thông tin được cung cấp cho quá trình ra quyết định nhằm đảm bảo tính xác thực và hợp lý của thông tin và bảo vệ tài sản của đối tượng.

(v) Được phân loại theo đối tượng kiểm soát, kiểm soát bao gồm kiểm soát đầu ra và kiểm soát hành vi. Kiểm soát đầu ra: Là loại kiểm soát được áp dụng ở tất cả các cấp của doanh nghiệp, qua đó nhà quản lý lựa chọn các tiêu chuẩn đánh giá đầu ra phù hợp với mục tiêu quản lý của từng cấp, từ đó đo lường kết quả đạt được. ĐƯỢC RỒI Kiểm soát hành vi: Kiểm soát này được thiết kế để giám sát, hỗ trợ và động viên nhân viên trong quá trình thực hiện hoạt động.

(vi) Được phân loại theo mục tiêu kiểm soát, kiểm soát bao gồm kiểm soát phòng ngừa, kiểm soát phát hiện, kiểm soát khắc phục và kiểm soát bồi thường.

(vii) Được phân loại theo thời kỳ kiểm soát, kiểm soát bao gồm kiểm soát định kỳ và kiểm soát định kỳ. Kiểm soát định kỳ: Là loại kiểm soát được thực hiện thường xuyên, liên tục hàng ngày trong quá trình thực hiện các hoạt động của đơn vị. Kiểm soát định kỳ: Kiểm soát được thực hiện theo định kỳ hoặc khi một đơn vị gặp các điều kiện bất thường.

(viii) Theo phạm vi kiểm soát, kiểm soát bao gồm kiểm soát toàn diện và kiểm soát lựa chọn điểm (điển hình).

Tham khảo

1. Pei Qingshan (2020). Kiểm soát nội bộ của các ngân hàng thương mại tại Việt Nam. Luận án Tiến sĩ kinh tế (chuyên ngành quản lý kinh tế). Viện Khoa học Xã hội – Viện Khoa học Xã hội Việt Nam. Hà Nội.
2. sammi caramela (2018). Lý thuyết quản lý của Mary Parker Follett.
3. james h.donnelly, jr., james l.gibson và john m.ivancevich (2001), Quản lý cơ bản, Nhà xuất bản Thống kê, Hà Nội.
4. james a.f stoner and chardles wankei (1986), Management, 3rd ed., Prentice Hall, Englewood Cliffs, NJ.
5. henry fayol (1949), Quản lý Công nghiệp và Chung, Nhà xuất bản Pitman, New York.
6. nguyen quang quynh (2005), A Giáo trình Lý thuyết Kiểm toán, , Nhà xuất bản Đại học Kinh tế Quốc dân Hà Nội.
7. nguyễn thị phương hoa (2010), Chương trình kiểm soát quản lý giáo viên, Nhà xuất bản Đại học Kinh tế Quốc dân, Hà Nội.