Đối soát vận chuyển là gì? Cách đối soát và quản lý hiệu quả nhất

Đối với một cửa hàng trực tuyến, việc kiểm soát là rất quan trọng để đảm bảo xác nhận giao hàng và thu tiền thành công. Việc nắm rõ tiêu chuẩn này sẽ giúp chủ doanh nghiệp giảm thiểu rủi ro và quản lý đơn hàng dễ dàng hơn. Vậy kiểm soát là gì và chủ doanh nghiệp cần lưu ý những yếu tố nào để kiểm soát chính xác nhất? Hãy cùng sapo.vn tìm hiểu ở phần bình luận bên dưới nhé.

1. Hòa giải là gì?

So sánh (để kiểm soát) được hiểu là quá trình thực hiện so sánh và xem xét các kết hợp của các thông số chi phí. Chi phí thường được so sánh và đối chiếu ở các khía cạnh kinh doanh, đấu thầu, vận chuyển,… đặc biệt là thu tiền cod so với đặt hàng online trong quá trình hoạt động kinh doanh.

Đối chiếu trong vận chuyển được hiểu là quá trình công ty vận chuyển thay mặt chủ cửa hàng thanh toán khoản thu hộ sau khi trừ đi chi phí của đơn hàng đã hoàn thành trước khi lên lịch.

Xem thêm: Cách gửi thư từ a-z cho người mới bắt đầu

Do đó, công thức tính điều chỉnh chung sẽ được tính như sau:

Thanh toán = thu hộ + trả trước tại cửa hàng (nếu có) + thanh toán tại cửa hàng tại thời điểm trả hàng (nếu có) – phí giao hàng – phí bảo hiểm (nếu có) – phí vận chuyển trả hàng (nếu có) – phí lưu kho (nếu có ) – Phí thay đổi địa chỉ (nếu có) – Phí đồng kiểm (nếu có) + Khuyến mại (nếu có) – Phí chuyển khoản

2. Khó khăn cửa hàng nào cũng gặp phải

2.1 Độ trễ đối sánh

Vận chuyển cá tuyết được coi là một trong những yếu tố mang lại lợi ích và sự tiện lợi cho khách hàng. Tuy nhiên, đây là một mối lo ngại đối với các chủ doanh nghiệp khi họ không kiểm soát được nguồn vốn này. Ngoài khoản này, chủ cửa hàng còn phải bỏ ra một khoản tiền (hàng hóa) để giữ chân đối tác vận chuyển.

Nếu bạn bán hàng trong cửa hàng, bạn có thể chủ động thu và xoay vòng vốn, thì bạn sẽ phải tạm giữ hàng một thời gian với thuyền cod. Chủ cửa hàng sẽ chỉ nhận được tiền hoàn lại sau khi đã thay mặt chủ cửa hàng đối chiếu xong khoản phí thu hộ.

Đặc biệt nếu quy trình xác minh của đối tác vận chuyển không được tối ưu hóa thì thời gian xác minh có thể bị gián đoạn hoặc kéo dài. Đây sẽ là gánh nặng lớn cho các cửa hàng, đặc biệt là các cửa hàng nhỏ lẻ.

Xem Thêm : Cre là gì? cre viết tắt từ từ nào? – Luật Hoàng Phi

Xem thêm: Hướng dẫn chi tiết về cách gửi mã cho chủ cửa hàng trực tuyến

2.2 lỗi

Đối với một cửa hàng có lượng đặt hàng lớn, hàng chục đến hàng trăm đơn hàng mỗi ngày thì việc kiểm soát hết tình trạng đơn hàng và quỹ thực sự rất khó khăn.

Nếu bạn quá bận hoặc chủ quan không kiểm tra lại, tính toán sai hoặc đánh giá thấp do lỗi của công ty vận chuyển có thể dẫn đến những lúc tiền mất tật mang.

2.3 Rủi ro

Có nhiều trường hợp chủ doanh nghiệp cấp tốc và khách hàng đã nhận được 1-2 tháng, nhưng việc so sánh và đánh giá vẫn còn bỏ ngỏ. Các vấn đề như mất hàng, đổi hàng, hư hỏng trong quá trình vận chuyển, … khiến chủ doanh nghiệp mất rất nhiều tiền.

3. Những điều cần nhớ để đối chiếu

3.1 Bản gốc lưu trữ

Có một tệp duy nhất để lưu trữ tất cả các vận đơn và thông tin là rất quan trọng để đảm bảo đối chiếu chính xác nhất. Vì bạn không thể đảm bảo rằng thông tin bạn nhận được từ đối tác vận chuyển là hoàn toàn chính xác và đầy rủi ro như đã trình bày ở trên.

Tài liệu ở đây được hiểu là danh sách tất cả các thông tin, tình trạng đơn hàng chi tiết đã được gửi đến đơn vị vận chuyển. Đối với những cửa hàng sử dụng phần mềm quản lý bán hàng để lưu đơn hàng và đẩy đơn hàng vận chuyển, thông tin này sẽ tự động được lưu lại, cửa hàng của bạn sẽ không mất nhiều thời gian để tổng hợp và hệ thống hóa. Kiểm kê và lưu kho cho dù số lượng đặt hàng nhiều như hàng chục, hàng trăm đơn hàng mỗi ngày.

Đối với các cửa hàng được quản lý theo cách truyền thống, có thể thống kê trên file excel nhưng quá trình đối chiếu cần hết sức cẩn thận, chi tiết và chính xác để đảm bảo không có vấn đề gì xảy ra.

Xem thêm: Quản lý đơn hàng – 5 yếu tố để quản lý hiệu quả nhất

3.2 Luôn kiểm tra tệp gửi lại của đối tác vận chuyển

Đây là bước bắt buộc mà mọi cửa hàng cần lưu ý để đảm bảo đúng đơn hàng và làm cơ sở cho việc so sánh sau này. Đây là hoạt động xảy ra sau khi bưu tá đã xác nhận tất cả các đơn hàng và chuyển hàng, người gửi hàng sẽ gửi qua email danh sách các đơn hàng kèm theo mã hóa đơn cho từng đơn hàng trong hồ sơ.

Công việc của chủ sở hữu là kiểm tra kỹ từng đơn hàng để đảm bảo tất cả các thông tin đều chính xác. Đây là cơ sở để bạn đảm bảo quá trình giao hàng và kiểm tra sau này.

3.3 Đối chiếu giữa quản lý giao hàng và sapo express

Hiểu được những khó khăn và nguyện vọng của các chủ shop trong quá trình kinh doanh, Sap đã mang đến một giải pháp mới và tiếp tục sứ mệnh “giúp việc bán hàng trở nên dễ dàng hơn” – Sap Express.

Xem Thêm : Loạn thị có phải đi nghĩa vụ không? Loạn mấy độ phải đi NVQS?

Đây là giải pháp đặc biệt dành cho các cửa hàng là khách hàng sapo, giúp các cửa hàng tối ưu hóa chi phí vận hành và giao hàng để quản lý hoạt động kinh doanh tổng thể theo cách hiệu quả nhất.

Sapo express quan trọng như thế nào đối với chủ cửa hàng?

• Giúp các chủ cửa hàng kết nối với các đơn vị vận chuyển uy tín nhất
• Giao hàng nhanh chóng với chi phí thấp
• Quản lý minh bạch, dễ sử dụng
• Đa dạng đối tác vận chuyển: ghn, shippo, ninja van, best express, j & t express, …
• Kiểm soát chỉ số giao hàng của bạn với độ chính xác của các chỉ số chính và các chính sách bảo vệ đặc biệt
• so sánh chính xác nhanh chóng

Nếu có hóa đơn trong sapo, thì ai là người đứng quầy trong cửa hàng?

• Đối với các đơn hàng được tạo và đẩy qua sapo express

Sapo express là bên kiểm tra trực tiếp, tiền thu hộ cửa hàng được chuyển vào tài khoản của cửa hàng và điền vào hệ thống sapo theo thời gian cụ thể như sau:

+ thứ hai kiểm tra tất cả các đơn đặt hàng thành công từ Thứ Sáu, Thứ Bảy, Chủ Nhật của tuần trước

+ Thứ Tư kiểm tra tất cả các đơn đặt hàng thành công cho Thứ Hai và Thứ Ba của cùng tuần

+ thứ sáu kiểm tra tất cả các đơn đăng ký thành công vào thứ Tư và thứ Năm của cùng tuần

Đăng ký để nhận đề xuất từ ​​sapo express

• Đối với các đơn hàng được tạo và đẩy trực tiếp qua đơn vị vận chuyển

Đối với chủ cửa hàng là khách hàng của sapo, họ không kết nối với sapo express mà sử dụng tài khoản của chính mình để kết nối trực tiếp với đơn vị vận chuyển, từ đó cửa hàng quản lý để kiểm soát và nhận tiền. Tôi đã tạo đơn hàng đó.

Ví dụ: Cửa hàng tạo đơn hàng qua viettel post, và nếu đơn hàng được giao thành công, viettel post sẽ thay mặt viettel post kiểm tra và chuyển tiền.

sapo.vn mong rằng những chia sẻ trên đây của chúng tôi có thể giúp các chủ shop hiểu được khái niệm hòa giải là gì, cũng như quy trình đúng để hạn chế tối đa sai sót và bảo vệ quyền lợi của chính mình. .