Email là một hình thức giao tiếp quan trọng trong công việc. Trong thời đại kỹ thuật số phát triển mạnh mẽ, nó được coi như một sản phẩm ứng dụng đáp ứng gần như hoàn hảo để đáp ứng nhu cầu trao đổi thông tin.
Tuy nhiên, bạn có hiểu văn hóa giao tiếp qua email không? Hãy cùng topdev xem qua, đôi khi đó là một nghệ thuật!
Các yếu tố cơ bản cần nắm vững
Chủ đề email
Đừng làm cho tiêu đề của bạn trống rỗng. Ngoài ra, hãy loại bỏ những tiêu đề quá dài dòng. Dòng chủ đề tập trung vào cô đọng với khả năng nói chính xác nội dung của thông điệp .
Nếu tiêu đề là một báo cáo được đặt theo khoảng thời gian quản lý thời gian, thì bạn cần thêm thời gian vào tiêu đề. Hàng tuần, hàng tháng, hàng quý, hàng năm có những tiêu chuẩn thống nhất để thực hiện.
Tránh làm mất danh tính email với tiêu đề không dấu, viết hoa tùy ý và các ký tự lạ. Người nhận sẽ xem nó là thư rác và tất nhiên, dữ liệu quan trọng có thể bị xóa. Một lưu ý khác là nếu có những thay đổi hoặc chỉnh sửa mà bạn muốn nhấn mạnh hoặc đề cập đến, bạn phải thay đổi tiêu đề cho phù hợp với từng nội dung.
Cấu trúc email
Lưu ý ba phần chính tạo nên một email.
+ Lời chào mở đầu thể hiện sự tôn trọng của bạn là điều cần thiết.
Ví dụ:
Kính gửi Anh / Chị …! , xin chào anh / chị …, trân trọng …
+ Nội dung phải được phân phối đúng theo thứ tự hợp lý. Bạn phải đảm bảo rằng nội dung của (các) câu hỏi được đề cập là ngắn gọn. Nội dung email cần được tập trung đúng mức và tránh lộn xộn. Ngoài ra, bạn nên kiểm tra kỹ hai câu hỏi chính tả và ngữ pháp trong nội dung email. Điều này giúp nội dung email chính xác
+ 1 dòng Kết thúc email bằng câu kết thúc với lời cảm ơn chân thành. Tất nhiên không phải là lời nhắc về câu trả lời của người nhận. Hãy thêm lời chúc để tăng sự đánh giá cao.
Ví dụ: “Xin chào” hoặc “Trung thành của bạn” hoặc thân mến; chúc một ngày tốt lành …
Thận trọng — yếu tố tạo nên sự chuyên nghiệp
<3
Cách diễn đạt phản ánh các yếu tố chuyên nghiệp
– Thêm chữ ký được coi là một cách thông minh để người nhận trả lời bạn một cách dễ dàng.
-Kiểm tra-Chỉnh sửa Hoàn thành nội dung và điền vào email của người nhận cuối cùng. Từ nội dung, ngôn từ, cách diễn đạt… Hãy kiểm tra xem mọi thứ đã thực sự phù hợp chưa? Sau khi đảm bảo mọi thứ đều theo thứ tự, hãy bắt đầu điền vào email của người nhận. Đây là một điều giúp giảm thiểu việc gửi email khi bạn chưa kiểm tra nội dung tổng thể.
– Các tính năng cần quan tâm và cân nhắc khi gửi email: Như chúng ta đã biết, phần địa chỉ email phụ được chia thành 3 phần: to, cc và bcc.
Trên thực tế, mỗi phần đều có ý nghĩa riêng. Vì vậy, hãy cẩn thận để không nhập nhầm địa chỉ email của người nhận.
Xem thêm: trắc nghiệm tính cách mbti, bạn đã biết chưa?
-Tới: Email công việc được gửi trực tiếp đến những người chịu trách nhiệm quản lý và xử lý thông tin và công việc.
Xem Thêm : 14 mở bài trao duyên của Nguyễn Du – ToanHoc.org
– cc: Địa chỉ email của người có liên quan. Người gửi cũng muốn họ biết về email, cũng như người trực tiếp giải quyết vấn đề.
– bcc: Trường hợp người gửi muốn người nhận biết thông tin này một cách riêng tư. Nếu người nhận muốn trả lời, vui lòng không chọn “Trả lời Tất cả”. Đồng thời, cần cân nhắc kỹ lưỡng khi đưa ra quyết định “trả lời” hay “chuyển tiếp”. Đây là một câu chuyện về bảo mật thông tin, vì vậy bạn cần phải hết sức cẩn thận.
Tính chuyên nghiệp trong mọi trường hợp thực tế
Theo trường hợp
Một. Gửi email cho ai đó lần đầu tiên
Văn bản Mẫu và Ghi chú :
Chủ đề : “Giới thiệu (nêu ý chính của vấn đề, nhưng cần súc tích)”
Nội dung:
Chào chị …
Tôi đến từ … (Cơ quan / Tổ chức / Vị trí tương ứng) . Tôi biết email của bạn là của bạn … từ công ty …. Giới thiệu (nêu tình huống hoặc nhắc người gửi về một dịp / sự kiện đã biết)
Tôi viết email này cho (nếu có vấn đề cần trao đổi; thảo luận chi tiết về vấn đề, nhưng không lan man).
Từng người một …
Có nghĩa là 2 …
…… ..
Tuy nhiên, một nhược điểm có thể xảy ra là ….
Vì vậy, tôi đề nghị tôi có thể …
Bước tiếp theo, vui lòng gửi cho tôi … nếu bạn cần thêm thông tin vui lòng cho tôi biết hoặc liên hệ với tôi theo các cách sau … (Các kênh liên hệ của bạn: facebook, skype, linkedin … )
Hy vọng sớm nhận được phản hồi từ bạn.
Cảm ơn bạn,
b. Gửi phản hồi qua email cho người khác
Văn bản Mẫu và Ghi chú :
Gửi đến bạn …
Cảm ơn vì email của bạn. Trước câu hỏi của bạn, tôi xin trả lời như sau: (triển khai từng nhiệm vụ)
Đầu tiên …
Giây …
…….
Bằng cách này, tôi có thể tiếp tục … Vui lòng cho tôi một số phản hồi về những điểm sau: (triển khai tiện ích con)
Xem Thêm : Khắc dấu tên đẹp – Giá chỉ từ 80.000đ | Giao liền trong ngày
– (nêu vấn đề)
Xem Thêm : Khắc dấu tên đẹp – Giá chỉ từ 80.000đ | Giao liền trong ngày
– (nêu vấn đề)
Sau khi nhận được thông tin trên từ bạn, các bước tiếp theo của tôi sẽ là …
Hy vọng nhận được phản hồi từ bạn bởi … để … có thể hoàn thành đúng thời gian.
Tôi đã gửi cc bạn qua email này … và … từ bộ phận … để giúp bạn gỡ rối … nếu bạn có bất kỳ yêu cầu nào khác. (lưu ý ý nghĩa của vị trí cc, bcc) . cảm ơn.
Kính gửi,
(tên hoặc chữ ký của bạn)
c. Trường hợp dành cho các email tiếp theo
Văn bản Mẫu và Ghi chú :
Gửi đến bạn …
Tôi đến từ … (cơ quan / tổ chức / đối tác tương ứng). Tôi đã gửi cho bạn email này để theo dõi …
Tôi cần phản hồi của bạn về vấn đề này … và gửi cho tôi … để tôi có thể tiếp tục … trước khi … / … / …
Tôi đã chuyển tiếp email trước của bạn bên dưới để thuận tiện cho bạn. Đính kèm với email này là các giấy tờ a, b và c
Hy vọng sớm nhận được phản hồi từ bạn.
Cảm ơn bạn,
(tên hoặc chữ ký của bạn)
Kiểm tra cuối cùng
Sau khi đảm bảo rằng cấu trúc email hoàn chỉnh được triển khai. Bạn sẽ thực hiện bước cuối cùng để chuyên nghiệp hóa email và thuyết phục người nhận.
Xem Thêm: Nguyên tắc 5w – 1h – 2c – 5m – “Chìa khóa” cho một kế hoạch làm việc hiệu quả
Những điều bạn cần kiểm tra là:
– Địa chỉ email hoặc nói rõ vấn đề chính? Nội dung yêu cầu theo dõi cụ thể đối với người nhận?
– Số lượng tệp đính kèm (nếu có) có đầy đủ không? Định dạng tệp có đúng không?
– Kiểm tra định dạng nội dung và hình thức để có tính nhất quán.
– Kiểm tra kỹ lỗi chính tả và đọc lại để xem văn phong có phù hợp với mục đích của email không?
Kết luận
Liên lạc qua email thành công và không thành công. Vì vậy, để giao tiếp thành công, bạn cần thực sự đầu tư cho “giao tiếp” đó. Các kỹ năng cơ bản là quan trọng; kiến thức để tổ chức và xử lý nội dung đúng cách. topdev hy vọng rằng với những thủ thuật được chia sẻ trong bài viết này, bạn sẽ có được điều gì đó hữu ích để hoàn thiện kỹ năng viết email của mình. có. Ngoài ra, hãy tìm hiểu cách cải thiện và làm cho giao tiếp qua email của bạn chuyên nghiệp hơn mỗi ngày.
Nguồn: https://xettuyentrungcap.edu.vn
Danh mục: Hỏi Đáp
