Hướng dẫn thiết kế bài thuyết trình: Cách tóm tắt thông tin cho bài

Trình bày kém. Tất cả chúng ta đã ở đó.

Có vẻ như chúng tôi đã có một hoặc hai bài thuyết trình không tốt. Tôi biết tôi là.

Bạn biết bản trình bày mất gấp đôi thời gian cần thiết, với các trang trình bày đầy văn bản và không có hình ảnh.

Trông thật nhàm chán và mệt mỏi

Làm cách nào để đảm bảo bạn không trở thành con mồi của những bản trình bày này khi thiết kế trang chiếu tiếp theo?

Bao gồm ít văn bản hơn và nhiều hình ảnh hơn trong thiết kế bản trình bày của bạn

Theo khảo sát hàng năm về bài phát biểu của david paradi, ba điều hàng đầu khiến khán giả khó chịu trong các bài phát biểu là:

1. 1. Người thuyết trình đọc trang trình bày của họ
   2. Các trang trình bày chứa đầy văn bản
   3. Văn bản quá nhỏ để đọc

   Thứ duy nhất kết nối mọi lo lắng trong bản trình bày là văn bản. Khán giả rất kén chọn văn bản mà họ nhìn thấy trong các slide thuyết trình.

   Theo kinh nghiệm của tôidiễn thuyết tại các sự kiện trong vài năm qua, khán giả phản ứng tích cực hơn với các bài thuyết trình sử dụng hình ảnh thay vì từ ngữ.

   Khi tôi đưa nhiều ví dụ trực quan hơn vào các trang trình bày của mình, khán giả sẽ tương tác nhiều hơn, đặt nhiều câu hỏi hơn và thấy các bài thuyết trình của tôi đáng nhớ hơn.

   Tôi không phải là người duy nhất nhận thấy điều này. Gần đây, chúng tôi đã khảo sát gần 400 diễn giả về thiết kế bài thuyết trình và nhận thấy rằng 84,3% trong số họ đã tạo ra các bài thuyết trình có tính trực quan cao.

   Một ví dụ điển hình về bản trình bày có tính trực quan cao là thiết kế bản trình bày airbnb ngắn gọn với không quá 40 từ trên mỗi trang trình bày. Thay vì lặp lại kịch bản của diễn giả trên các trang trình bày, nó tạo ra tác động thông qua các từ khóa, số lớn và biểu tượng:

   

   Tìm hiểu cách tùy chỉnh mẫu bản trình bày này:

   

   Để giúp bạn đưa bản trình bày của mình lên một tầm cao mới, tôi muốn chia sẻ quy trình của mình để tạo một bản trình bày tập trung vào hình ảnh như ở trên.

   Sau đó, bạn có thể áp dụng quy trình này cho các mẫu bản trình bày chuyên nghiệp của chúng tôi để dễ dàng tạo các bản trình bày độc đáo! Trình tạo bản trình bày trực tuyến của chúng tôi giúp bạn dễ dàng tùy chỉnh các mẫu này.

   Tôi sẽ giới thiệu với bạn những mẹo thiết kế bản trình bày quan trọng nhất mà tôi đã học được trong nhiều năm trình bày trước vô số đồng nghiệp, đối tác và người lạ.

   Chúng tôi sẽ đề cập đến các bước quan trọng nhất trong việc tập hợp văn bản dài thành định dạng thân thiện với bản trình bày. Sau đó, chúng tôi sẽ đề cập đến một số mẹo thiết kế bản trình bày để giúp bạn hình dung các trang chiếu của mình.

   Cách tóm tắt (và sắp xếp) thông tin trong bản trình bày của bạn

   1. Xác định thông điệp cốt lõi và thiết kế bản trình bày xung quanh thông điệp đó

   Chúng tôi đã học được từ một cuộc khảo sát của david paradi rằng khán giả dễ bị choáng ngợp với quá nhiều văn bản và dữ liệu, đặc biệt là trong các bản trình bày dài.

   Vì vậy, không giống như sách trắng, báo cáo hay luận văn, bạn không thể mong đợi giải quyết nhiều ý tưởng phức tạp trong một bản trình bày.

   Đó sẽ là công thức dẫn đến thảm họa.

   Thay vào đó, hãy xác định một thông điệp trọng tâm duy nhất để truyền tải tới khán giả của bạn. Sau đó xây dựng bản trình bày của bạn xung quanh thông điệp cốt lõi đó.

   Bằng cách xác định thông điệp cốt lõi này, bạn đảm bảo rằng mọi thứ có trong bản trình bày của mình đều hỗ trợ các mục tiêu của bản trình bày.

   Như minh họa bên dưới, những bài thuyết trình tuyệt vời cho bạn biết chính xác những gì bạn sẽ học (thông điệp cốt lõi) và sau đó hiểu đúng sự thật (thông điệp hỗ trợ).

   

   Để đảm bảo rằng bản trình bày bạn tạo rõ ràng, ngắn gọn, có tác động và dễ hiểu, hãy thiết kế bản trình bày xung quanh thông điệp cốt lõi của bạn.

   2. Xóa mọi thông tin không hỗ trợ thông điệp cốt lõi

   Tiếp theo, hãy sử dụng thông tin cốt lõi đó để xác định nội dung không thuộc về bản trình bày.

   Hãy cố gắng loại bỏ mọi thứ không liên quan trực tiếp đến chủ đề của bài thuyết trình và những thứ thừa ngay từ đầu. Xóa bất kỳ thông tin nào không thực sự cần thiết để khán giả có thể hiểu được thông điệp cốt lõi.

   Bằng cách cắt bớt các chi tiết thừa này, bạn có thể chuyển đổi các trang trình bày có nhiều văn bản khó quên như sau:

   

   Tạo trình chiếu đáng nhớ với văn bản tối thiểu:

   

   Dưới đây là danh sách kiểm tra nhanh giúp bạn loại bỏ mọi chi tiết dư thừa:

   Xóa:

   • Mô tả chi tiết
   • Thông tin cơ bản
   • Thông tin vô nghĩa
   • Định nghĩa dự phòng
   • Giải thích lẽ thường

   Dự trữ:

   • Các sự kiện và số liệu thuyết phục
   • Ví dụ
   • Ưu đãi có giá trị

   

   Bước này có vẻ hiển nhiên, nhưng khi bạn thuyết trình về một chủ đề mà bạn thích, bạn rất dễ bị lạc hướng bởi những chi tiết không liên quan. Sử dụng các mẹo ở trên để giữ cho bài viết của bạn đi đúng hướng.

   3. Dùng từ ngữ để củng cố, không lặp lại điều đã nói

   Theo nancy duarte (chuyên gia thuyết trình), khán giả của bạn sẽ có thể hiểu bản trình chiếu của bạn sau 6 giây hoặc ít hơn.

   Xem Thêm : Khám phá làng lụa Vạn Phúc – điểm du lịch hấp dẫn giữa lòng Hà Nội

   Vì khán giả của bạn có xu hướng đọc từng từ của bạn trên mỗi trang chiếu nên bạn nên giữ văn bản ở mức tối thiểu. Văn bản trên các trang trình bày của bạn chỉ cần hỗ trợ những gì bạn đang nói, chứ không phải làm sao nhãng nó.

   Đừng bao giờ viết nguyên văn những gì bạn định nói với khán giả. Nếu bạn dựa vào các từ để ghi nhớ một số điểm nhất định, đừng nhồi nhét chúng vào các slide. Thay vào đó, hãy sử dụng một công cụ như ghi chú diễn giả của venngage để làm nổi bật các điểm cụ thể. Chúng có thể được nhập vào powerpoint cùng với phần còn lại của bản trình bày của bạn và chỉ hiển thị cho bạn chứ không phải cho khán giả của bạn.

   

   Đối với các trang trình bày thực tế, văn bản chỉ nên được sử dụng để củng cố những gì bạn đang nói. Giống như thiết kế bài thuyết trình bên dưới, chỉnh sửa các đoạn văn dài thành các danh sách hoặc câu lệnh ngắn bằng cách loại bỏ các tính từ và chủ ngữ như “one” và “that”.

   

   Trích xuất các dấu ngoặc kép và số chính, đồng thời biến chúng thành tâm điểm của mọi trang chiếu.

   

   4. Thiết kế cách trình bày ý chính trên mỗi slide

   Như đã đề cập ở trên, khi có quá nhiều thông tin được trình bày trên một trang trình bày, khán giả có thể gặp khó khăn.

   Để đảm bảo rằng bạn không khiến khán giả choáng ngợp với quá nhiều thông tin, hãy mở rộng nội dung của bạn để đề cập đến một vấn đề chính trên mỗi trang trình bày.

   Bằng cách giới hạn mỗi trang trình bày trong một khái niệm đơn giản, bạn có thể tập trung sự chú ý của khán giả vào chủ đề mà bạn đang nói đến.

   Phương pháp yêu thích của tôi là lấy thông điệp cốt lõi từ những gì tôi đã nói và diễn đạt nó bằng một vài từ khóa, như minh họa trong slide thuyết trình bên dưới.

   

   Điều này giúp đảm bảo rằng hình ảnh luôn là tiêu điểm của bản trình chiếu.

   

   Sử dụng văn bản theo cách này, nói về một khái niệm trên mỗi trang chiếu, là một cách chắc chắn để tạo ra tác động trong bản trình bày của bạn.

   Hoặc lấy một số liệu thống kê quan trọng mà bạn muốn khán giả ghi nhớ và đặt nó làm tiêu điểm trực quan cho bản trình chiếu của bạn, như trong bản trình bày officevibe phổ biến này.

   

   Điều này có thể có nghĩa là bạn kết thúc với một bản trình bày có hàng trăm trang trình bày. Nhưng điều này là hoàn toàn bình thường!

   Tôi đã nói chuyện với nhiều chuyên gia đang chịu áp lực từ nhóm quản lý của họ để tạo bản trình bày với số lượng trang trình bày cụ thể (thường là bản trình bày chỉ có 10 hoặc 15 trang trình bày). dài 30 phút.

   Điều đó hoàn toàn sai nếu bạn hỏi tôi. Đối với tôi, dường như tôi trình bày các slide của mình càng dài thì càng có nhiều khả năng khán giả sẽ mất hứng thú với những gì tôi nói.

   Một nguyên tắc nhỏ là có ít nhất số trang chiếu bằng số phút trong bản trình bày.

   Bạn có thể sử dụng bao nhiêu trang chiếu tùy ý, miễn là bạn trình bày một thông báo trên mỗi trang chiếu (như minh họa trong ví dụ minh họa khá dài bên dưới).

   

   5. Sử dụng hình ảnh để làm nổi bật thông tin chính trên mỗi trang chiếu

   Việc sử dụng hình ảnh để làm nổi bật nó cũng quan trọng như việc làm nổi bật nội dung chính trên mỗi trang chiếu.

   Một hình ảnh độc đáo có thể giúp làm cho thông điệp của bạn trở nên đáng nhớ.

   Hình ảnh cũng là một cách hiệu quả để loại bỏ những từ thừa.

   Bạn có thể thêm hình ảnh bằng cách nhóm và tích hợp thông tin vào khung hình ảnh, chẳng hạn như dòng thời gian:

   

   Hoặc lưu đồ và sơ đồ kênh:

   

   Hoặc trình bày các khái niệm đơn giản bằng cách sử dụng các biểu tượng, như minh họa trong thiết kế trình diễn hiện đại bên dưới. Sử dụng một màu duy nhất cho tất cả các biểu tượng giúp tạo ra một cái nhìn phong cách.

   

   Bạn cũng có thể sử dụng các biểu tượng có màu khác nhau, chẳng hạn như mẫu bản trình bày bên dưới. Chỉ cần đảm bảo màu sắc làm nổi bật nội dung chính và phong cách nhất quán trong toàn bộ bài thuyết trình (tức là không sử dụng các biểu tượng hiện đại, bóng bẩy và các biểu tượng minh họa tùy chỉnh trên các trang chiếu). trên một slide khác).

   

   Bất cứ khi nào bạn muốn khán giả ghi nhớ một thống kê hoặc xu hướng quan trọng, hãy cân nhắc sử dụng biểu đồ hoặc hình ảnh hóa dữ liệu để truyền đạt thông tin đó. Tự tin nói trước công chúng kết hợp với hình ảnh mạnh mẽ thực sự có thể tạo ra tác động, khuyến khích khán giả hành động theo thông điệp của bạn.

   Một trong những bản trình bày yêu thích của cá nhân tôi (được tạo bởi một nhà thiết kế chuyên nghiệp) đưa khái niệm “thông tin hình ảnh chính” lên một tầm cao mới, dẫn đến sự hấp dẫn không thể cưỡng lại của bản trình chiếu.

   

   Nguồn

   Đừng rơi vào cái bẫy sử dụng ảnh gốc xấu khi áp dụng ý tưởng này. Một hình ảnh không liên quan hoặc được chọn sai có thể gây ra nhiều thiệt hại như nó gây ra.

   Xem Thêm : Bánh pía Sóc Trăng mua bán giá tốt – Đặc Sản Miền Tây

   Dưới đây là một ví dụ về cách sử dụng hình ảnh thô một cách hiệu quả. Chúng có chủ đề khác với thực tế và được tùy chỉnh bằng các biểu tượng vui nhộn, tươi sáng tạo nên một giai điệu vui nhộn.

   

   Nhìn chung, đây là 5 điều quan trọng nhất cần ghi nhớ khi tóm tắt các trang trình bày của bạn:

   1. Xác định thông điệp cốt lõi để thiết kế bản trình bày của bạn xung quanh đó
   2. Xóa bất kỳ thông tin nào không hỗ trợ thông tin cốt lõi
   3. Sử dụng các từ để củng cố, không lặp lại những gì bạn đã nói
   4. Thiết kế bản trình bày của bạn với một ý chính trên mỗi trang chiếu
   5. Sử dụng hình ảnh để làm nổi bật thông tin chính trên mỗi trang chiếu

   Mẹo thiết kế bản trình bày để làm cho trang trình bày của bạn có tác động hơn

   Nội dung và thiết kế hình ảnh của bản trình bày phải liền mạch.

   Bản trình bày của bạn không chỉ đơn thuần là đặt các từ và hình ảnh trên một mẫu. Định dạng và thiết kế của các slide nên tạo điều kiện thuận lợi và hỗ trợ khán giả hiểu nội dung.

   bởi giphy

   Dưới đây là một số cách đơn giản giúp thiết kế trang trình bày của bạn hiệu quả hơn.

   1. Sử dụng các slide giàn giáo để hướng dẫn và thu hút khán giả của bạn

   Khán giả của bạn rất dễ bị phân tâm trong một bài thuyết trình dài, đặc biệt nếu bạn có quá nhiều trang trình bày. Khi người xem không chú ý, họ sẽ bị lạc.

   Để giúp định hướng lại đối tượng của bạn theo thời gian, bạn có thể sử dụng cái mà tôi muốn gọi là bản trình chiếu giàn giáo. Các slide giàn giáo xuất hiện xuyên suốt bản trình bày để hiển thị nơi các phần chính bắt đầu và kết thúc.

   Slide giàn giáo cốt lõi là slide chương trình, sẽ ngay sau slide giới thiệu hoặc tiêu đề. Nó phác thảo các phần chính của bài thuyết trình.

   Ở đầu mỗi phần, bạn nên trình bày lại quy trình nhưng đánh dấu tiêu đề của phần có liên quan, như minh họa bên dưới.

   

   Điều này mang lại cho khán giả cảm giác rằng bạn đang tiến bộ trong khi thuyết trình và giúp thu hút và thu hút họ.

   Ngoài ra, bạn có thể đạt được hiệu ứng tương tự bằng cách đánh số các phần và hiển thị số đó trên mỗi trang chiếu. Hoặc sử dụng thanh tiến trình ở cuối mỗi trang chiếu để hiển thị tiến trình trình bày của bạn. Chỉ cần đảm bảo rằng nó không làm loãng nội dung chính của bản trình chiếu.

   

   2. Sử dụng cỡ chữ, độ đậm và màu sắc để nhấn mạnh

   Mỗi trang chiếu phải có tiêu điểm. Những thứ của tình yêu từ cái nhìn đầu tiên.

   Trọng tâm phải là ý tưởng quan trọng nhất trên trang chiếu, có thể là một con số quan trọng, một từ khóa hoặc chỉ tiêu đề trang chiếu.

   

   Nguồn

   Chúng ta có thể tạo tiêu điểm trực quan bằng cách thay đổi kích thước, độ dày và màu sắc của từng thành phần trên trang chiếu. Các phần tử lớn hơn, sáng hơn và tối hơn thu hút sự chú ý của người xem, trong khi các phần tử nhỏ hơn, sáng hơn có xu hướng mờ dần vào nền.

   

   Như đã trình bày trong ví dụ trên, kỹ thuật này đặc biệt hữu ích để thu hút sự chú ý đến những từ quan trọng trong văn bản dài. Cân nhắc sử dụng phương pháp này bất cứ khi nào có nhiều hơn 5 từ trên một trang chiếu.

   Nếu bạn thực sự muốn khán giả của mình chú ý, hãy sử dụng bảng màu có độ tương phản cao như ví dụ bên dưới.

   

   Hãy ghi nhớ mẹo này khi chọn phông chữ cho bản trình bày của bạn. Chọn phông chữ có sự phân biệt rõ ràng giữa phông chữ “đậm” và “thông thường”. Các nguồn như sans pro, times new roman, montserrat, arvo, roboto và open sans là những lựa chọn tốt.

   

   Một điều cuối cùng cần nhớ khi sử dụng kích thước, trọng lượng và màu sắc để nhấn mạnh các trang chiếu của bạn: Đừng cố nhấn mạnh quá nhiều vào các trang chiếu của bạn.

   Nếu mọi thứ được đánh dấu thì sẽ không có nội dung nào được đánh dấu.

   3. Áp dụng nhất quán các lựa chọn thiết kế để tránh bị phân tâm

   Người xem nhanh chóng phát hiện và chú ý đến mọi điểm không nhất quán trong thiết kế bản trình bày. Do đó, các slide khó hiểu, không nhất quán có thể dẫn đến sự phân tâm và mất tập trung cho khán giả.

   Các lựa chọn thiết kế (đặc biệt là phông chữ và màu sắc) phải được áp dụng nhất quán trong toàn bộ trang chiếu. Bạn không muốn người xem chú ý đến các lựa chọn thiết kế của bạn trước rồi đến nội dung của bạn.

   Để thiết kế của bạn đi đúng hướng, bạn nên tạo một bảng màu và các danh mục trước khi bắt đầu thực hiện bản trình chiếu của mình và phác thảo chúng bằng một hướng dẫn phong cách cơ bản như hướng dẫn bên dưới:

   

   Tôi biết đôi khi bạn có thể muốn chọn kích thước văn bản để vừa với đoạn văn bản dài hơn trên trang trình bày, nhưng xin đừng làm như vậy! Nếu văn bản quá dài để vừa với một trang chiếu, thì văn bản đó nên được chia thành nhiều trang chiếu.

   Hãy nhớ rằng thiết kế đẹp không nhất thiết phải nhàm chán. Bản trình bày tiếp thị truyền thông xã hội này cân bằng tính nhất quán với tính sáng tạo bằng cách áp dụng bảng màu sáng cho nhiều bố cục 3 cột và 2 cột.

   

   4. Sử dụng các mẫu trình diễn để giúp bạn bắt đầu

   Việc xây dựng bản trình bày của bạn từ đầu có thể rất khó khăn. May mắn thay, nhóm của tôi tại venngage đã tạo ra hàng trăm mẫu bản trình bày chuyên nghiệp giúp dễ dàng tuân theo các nguyên tắc thiết kế này và đảm bảo khán giả của bạn không bị sa lầy bởi các trang trình bày dày đặc văn bản. .

   Kết luận

   Khán giả không muốn xem bản trình bày chứa đầy các trang trình bày chứa đầy văn bản. Quá nhiều văn bản sẽ chỉ làm giảm mức độ tương tác và hiểu của khán giả.

   Bằng cách tóm tắt văn bản và tạo các trang trình bày tập trung vào hình ảnh, chúng tôi có thể mang đến những bản trình bày ấn tượng, đáng nhớ và thú vị hơn.

   Hãy thử một trong những mẫu bản trình bày phổ biến của chúng tôi: