Có thể bạn quan tâm
Khái niệm và đặc điểm của quy hoạch hành chính văn phòng
Lập kế hoạch là quá trình xác định các mục tiêu, lựa chọn các giải pháp, công cụ và phát triển các kế hoạch và quy trình hành động để thực hiện hiệu quả các mục tiêu đã thiết lập. Lập kế hoạch là chức năng đầu tiên có ảnh hưởng đến các quá trình quản lý của các chức năng khác.
Lập kế hoạch có ba đặc điểm cơ bản:
- Các kế hoạch gắn liền với các dự báo, do đó phải chấp nhận một số sai lệch nhất định.
- Các kế hoạch luôn hướng tới tương lai dựa trên những đánh giá trong quá khứ và hiện tại.
- Tùy theo độ dài của mục tiêu mà chúng ta có kế hoạch dài hạn hay ngắn hạn.
Lập kế hoạch quản trị văn phòng là quá trình xác định các mục tiêu, nhiệm vụ và phát triển một kế hoạch quản trị để đảm bảo rằng hệ thống quản trị công ty thực hiện đúng chức năng và trách nhiệm của mình.
Kế hoạch hành chính là kết quả của quá trình lập kế hoạch hành chính và là cơ sở để phối hợp các hoạt động của cơ quan quản lý doanh nghiệp.
Đặc điểm của Kế hoạch điều hành:
- Các kế hoạch quản trị thường là ngắn hạn (tuần, tháng, quý).
- Một kế hoạch hành chính chi tiết và cụ thể (cho từng người, từng địa điểm). , từng thời điểm và công việc).
- Kế hoạch quản lý đến từ cấp quản lý cấp trung.
Tác động của Lập kế hoạch Hành chính:
- Giảm thiểu sự trùng lặp về nỗ lực giữa các đơn vị, bộ phận và cá nhân người quản lý.
- Chủ động ứng phó với các điều kiện hoạt động thay đổi và tăng tính linh hoạt của thiết bị.
- Đó là sự phối hợp, gắn kết giữa các phòng ban, đơn vị chức năng.
- Tiết kiệm chi phí và thời gian
Quy trình thiết lập kế hoạch hành chính văn phòng
Về cách tiếp cận chung, lập kế hoạch hành chính văn phòng tiến hành theo trình tự sau:
– (1) Xác định mục đích, yêu cầu
Khi phải thực hiện một công việc, mối quan tâm đầu tiên của chúng ta là tìm hiểu lý do và yêu cầu của kế hoạch. Chúng ta cần phải rõ ràng về những gì chúng ta cần đạt được. Xác định mục tiêu và yêu cầu giúp chúng tôi tập trung vào công việc và đánh giá hiệu quả cuối cùng. Bạn có thể xác định mục tiêu của mình bằng cách trả lời các câu hỏi sau:
+ Tại sao chúng ta phải thực hiện công việc này? (thường là do một yêu cầu hoặc vì bạn muốn thay đổi và cải thiện một yêu cầu hiện có)
+ Điều này có ý nghĩa gì đối với tổ chức hoặc bộ phận của chúng tôi?
+ Hậu quả của việc không làm này?
Mục tiêu phải đáp ứng các yêu cầu của nguyên tắc thông minh, cụ thể là:
+ Cụ thể (cụ thể, dễ hiểu): Mục tiêu phải cụ thể vì nó đưa ra định hướng cho các hoạt động sau này.
Xem Thêm : Trường hợp nào được đặc cách tốt nghiệp THPT 2022?
+ Có thể đo lường: Các chỉ số cần có chỉ số cụ thể và rõ ràng, chẳng hạn như không yêu cầu “trả lời tin nhắn của khách hàng càng sớm càng tốt”, nhưng chỉ định rằng nhân viên trả lời cùng ngày họ nhận được tin nhắn đó.
+ Có thể đạt được: Các mục tiêu phải có thách thức để đạt được, nhưng cũng có thể đạt được, đừng đặt ra các mục tiêu không thể đạt được.
+ Thực tế: Đây là thước đo sự cân bằng giữa khả năng thực thi và nguồn lực của công ty (thời gian, con người, tiền bạc …)
+ timebound: Mọi công việc đều phải có thời hạn, nếu không sẽ bị trì hoãn. Sắp xếp thời gian giúp chúng ta đạt được mục tiêu và chuẩn bị cho những mục tiêu mới.
Mục tiêu là gì phụ thuộc vào từng doanh nghiệp và công việc của mỗi nhân viên. Các mục tiêu có thể có của công ty, nhóm hoặc cá nhân. Mục tiêu có thể là ngắn hạn hoặc dài hạn. Để lập kế hoạch tốt, bạn phải có mục tiêu rõ ràng, biết mình muốn đạt được điều gì và khách hàng của bạn là ai. Khách hàng là trung tâm của mọi hoạt động kể cả bên ngoài và bên trong.
– (2) Xác định nội dung của tác phẩm (cái gì)
Cần xác định rõ nội dung công việc là gì. Để làm được điều này, cần phải phân tích xem thực tế đang diễn ra như thế nào: chúng ta đang ở trạng thái nào (phải làm lại từ đầu hoặc có một chút kinh nghiệm; hoặc có làm nhưng không có tác dụng gì …). Trên cơ sở này, một kế hoạch hành động cho một nhiệm vụ cụ thể được đề xuất:
+ Để đến đó bạn phải làm gì?
+ Các bước chính cần thực hiện và trình tự như thế nào?
– (3) Xác định ai đã thực hiện công việc (ai) Câu hỏi liên quan: Ai đã làm việc đó? Ai kiểm tra? Ai ủng hộ? Ai chịu trách nhiệm?
– (4) Xác định thời điểm thực hiện (khi nào) liên quan đến các vấn đề: xác định thời gian, phân bổ nguồn lực và phân tích chi phí và lợi ích.
Để thiết lập thời hạn hoàn thành công việc, cần xác định rõ mức độ khẩn cấp và tầm quan trọng của từng nhiệm vụ. Nhìn chung, công việc có thể được chia thành các loại sau: (1) Công việc quan trọng và khẩn cấp & gt; & gt; (2) Công việc không quan trọng nhưng khẩn cấp & gt; & gt; (3) Công việc quan trọng nhưng không khẩn cấp & gt; & gt; (4) Công việc không quan trọng và khẩn cấp.
– (5) Xác định địa điểm làm việc (ở đâu) Các vấn đề liên quan: công việc được thực hiện ở đâu, giao tại điểm nào, kiểm tra ở bộ phận nào, khâu nào.
– (6) Cách định nghĩa công việc (how) : Tài liệu là gì? Mỗi công việc được thực hiện như thế nào? Tiêu chuẩn là gì? Nếu có máy thì hoạt động như thế nào?
– (7) Phương pháp xác định kiểm soát: Theo dõi, kiểm soát và xây dựng kế hoạch điều chỉnh và dự phòng: đặc điểm của công việc là gì, đo lường đặc điểm của nó như thế nào, cần phải phát triển rõ ràng và các tiêu chuẩn chính xác để kiểm soát chất lượng công trình.
Xem Thêm : Chần chừ là gì? Chần chừ hay Trần trừ từ nào đúng chính tả
– (8) Xác định phương pháp kiểm tra: Các bước công việc nào cần được kiểm tra (chỉ các điểm kiểm tra vật liệu thường tuân theo nguyên tắc 20/80 Pareto): Các điểm kiểm tra này chỉ chiếm 20%, nhưng chiếm 80% lỗi), tần suất kiểm tra, người kiểm tra
– (9) Xác định nguồn lực (5 triệu: con người, tiền bạc, vật liệu, máy móc, phương pháp): điều này là cần thiết để đảm bảo kế hoạch hoạt động
+ man: Bạn định nghĩa công việc đòi hỏi con người như thế nào? Công ty có một người như vậy không? Lên kế hoạch sử dụng nguồn bổ sung này.
+ Tiền (tài chính): Sẽ tốn bao nhiêu tiền để thực hiện kế hoạch? Khả năng tài chính của doanh nghiệp có đủ để thực hiện kế hoạch không? Nếu không có đủ kinh doanh, bạn sẽ huy động tiền từ nguồn nào?
+ Nguyên liệu (Material): Cần có những yếu tố đầu vào nào? Những yếu tố nào đã tồn tại trong doanh nghiệp, và những yếu tố nào và số lượng cần bổ sung?
+ Máy móc (thiết bị): Cần thiết bị gì để thực hiện kế hoạch? Trang thiết bị hiện có của công ty có đủ cho kế hoạch không? Có những kế hoạch bổ sung nào?
+ phương pháp: phương pháp sử dụng kế hoạch thực thi? Bạn có cần đào tạo để thực hiện chương trình không?
Các công cụ để phát triển kế hoạch hành chính văn phòng
Phải có một hiệu ứng lập kế hoạch tốt và các công cụ lập kế hoạch. Dựa trên các công cụ lập kế hoạch, chúng tôi thực hiện tiến độ thời gian và phân công trách nhiệm. Thông thường một kế hoạch sẽ bao gồm các yếu tố chính sau: công việc, ngày đến hạn, người chịu trách nhiệm, các yếu tố khác nhau (mức độ ưu tiên, thời gian bắt đầu, thời gian kết thúc, tổng thời gian hoàn thành).
A. Lịch làm việc hàng ngày
- Việc cần làm trong ngày
- Lịch trình hàng ngày
b. Lịch trình làm việc hàng ngày
- Việc cần làm hàng tuần
- Công cụ lập kế hoạch hoạt động hàng tuần
c. Kế hoạch hoạt động hàng tháng, hàng quý và nửa năm
Nhật ký, lịch để bàn, lịch treo tường
Lịch làm việc hàng ngày
Nguồn: https://xettuyentrungcap.edu.vn
Danh mục: Hỏi Đáp
