Hướng dẫn quản lý kho với Google sheet hiệu quả – Omisell

Nếu bạn mới bắt đầu với một vài loại sản phẩm và muốn tìm hiểu cách sử dụng google sheet để quản lý hàng tồn kho nhằm tiết kiệm tiền nhất, thì bài viết này là dành cho bạn. .

Quản lý kho bằng google sheet có nhiều điểm giống với quản lý kho bằng excel vì chúng có các chức năng tương tự nhau. Tuy nhiên, sử dụng google sheet để quản lý kho có nhiều ưu điểm hơn so với excel, thể hiện ở các điểm sau:

• Dữ liệu được cập nhật nhanh chóng, lưu trực tuyến qua điện toán đám mây nên không lo mất dữ liệu.
• Theo dõi các tệp mọi lúc, mọi nơi, trực tiếp trên thiết bị di động hoặc máy tính của bạn được kết nối với Internet.
• Tính năng tự động lưu, nên bạn không phải lo mất điện mà thay vào đó là dữ liệu “bay” khi file được cập nhật.
• Bảo mật tốt và là cách chia sẻ trực tiếp với nhiều thành viên khác, bạn chỉ cần nhấn vào nút chia sẻ ở góc phải màn hình và thêm địa chỉ email của những người bạn muốn chia sẻ.
• Có chia sẻ “chỉ xem” để ngăn người xem thay đổi dữ liệu.
• Tương tác tệp theo thời gian thực, nhiều người có thể xem và chỉnh sửa tệp cùng lúc.

Để bắt đầu tạo tài liệu trên google sheet, bạn cần có tài khoản google để sử dụng các ứng dụng của google trong đó có google sheet. Để tạo tài khoản Google, bạn vào link đăng ký tài khoản cá nhân: https://bit.ly/3drwrh2 hoặc link đăng ký tài khoản doanh nghiệp https://bit.ly/3hlpxuh.

Sau khi có tài khoản google, bạn truy cập vào google drive, chọn thêm tệp mới vào nút + ở góc trên bên trái giao diện =>; chọn Google Sheets. Trong link vừa mở, bạn sẽ thấy giao diện sử dụng google sheet, có các nút và chức năng giống excel. Nhập tên của cột thông tin sẽ được khai báo ở đây và tạo một bảng nếu cần.





Để tạo file quản lý kho bằng google table thông thường bạn cần tạo 2 bảng để theo dõi song song là bảng nhật ký nhập và xuất. Biểu mẫu quản lý nhật ký xuất nhập, biểu mẫu quản lý kho của mỗi ngành hàng có sự khác biệt khác nhau nhưng thông tin yêu cầu chung như sau:

Quản lý nhập xuất hàng: date, tên hàng, mã hàng, đơn vị đo, giá, lựa chọn thao tác nhập xuất, số lượng, lý do nhập xuất.

<3 hết tiết.

Xem Thêm : Top 20 vị trí nốt ruồi đại phú quý của nữ giới tốt, không nên xóa

Nếu bạn đã có tệp excel quản lý kho hiện có mà bạn có thể tải lên, bạn có thể mở và sử dụng tệp đó trong google sheet bằng cách chọn tệp tải lên từ dấu cộng ở góc trên bên trái của giao diện ổ đĩa.

Những lưu ý khi sử dụng google sheet để quản lý khoảng không quảng cáo



• Sử dụng tính năng tạo danh sách thả xuống để tránh nhầm lẫn

Nếu bạn có ít lựa chọn cho một số liệu và lặp lại các lựa chọn để tiết kiệm thời gian và tránh nhập thông tin không chính xác, bạn có thể tạo danh sách thả xuống để chọn thay vì nhập giá trị. Ví dụ, trong các file quản lý kho, chức năng này có thể áp dụng cho thao tác chọn cột “Nhập” hoặc “Xuất”, hoặc đối với mô hình kinh doanh có ít loại sản phẩm cố định và không thay đổi, chức năng này cũng có thể được sử dụng cho cột tên. sản phẩm.

Cách 1: Tạo dữ liệu thả bằng cách gõ

Chọn một ô hoặc nhiều ô trong bảng tính >Chọn Dữ liệu >Chọn Xác thực dữ liệu >Trong Điều kiện , chọn Danh sách dự án.

Nhập văn bản hoặc số được phân tách bằng dấu phẩy (ví dụ: nhập, xuất)>Chọn hiển thị danh sách thả xuống trong ô và từ chối nhập hoặc hiển thị cảnh báo (Khi nhập dữ liệu ngoài tùy chọn)>Nhấn Lưu.

Cách 2: Tạo dữ liệu thả xuống khi đã có dữ liệu trong bảng tính

Chọn một ô hoặc nhiều ô trong bảng tính >Chọn Dữ liệu >Chọn Xác thực dữ liệu >Trong tiêu chí , chọn danh sách từ một dải ô >nhấp vào biểu tượng lưới > > chọn một dải giá trị (danh sách dữ liệu có sẵn trong bảng tính)> nhấn Được rồi

Chọn các tùy chọn Hiển thị danh sách thả xuống trong ô và Từ chối mục nhập hoặc Hiển thị cảnh báo (khi dữ liệu bổ sung được nhập)>nhấn Lưu.

• Sử dụng phép tính và hàm

Đừng quên sử dụng các công thức đơn giản trong google sheet như cộng (+), trừ (-), nhân (*), chia (/) để đơn giản hóa việc nhập liệu. Công thức tính tồn kho cuối kỳ rất đơn giản: tồn kho cuối kỳ = tồn kho đầu kỳ + nhập – xuất

Xem Thêm : 99+ hình xăm ở đùi: đẹp, đơn giản, ý nghĩa cho Nam và Nữ

Một chức năng rất hữu ích trong quản lý kho là chức năng vlookup, có thể tìm kiếm dữ liệu và nhập liệu dễ dàng hơn. Ví dụ: phần tên và mã sản phẩm trong danh sách nhật ký có thể dùng làm tham chiếu cho cột thủ kho. Hàm có công thức như sau:

=vlookup(lookup_value,table_array,col_index_num,[range_lookup])

Trường hợp các tham số in đậm là bắt buộc.

• vlookup: là tên hàm
• lookup_value: giá trị cần tra cứu
• table_array: Bảng chứa giá trị cần tra cứu, ở dạng giá trị tuyệt đối, đứng trước $, ví dụ: $a$3:$e$40.
• col_index_num: Thứ tự của các cột chứa giá trị tra cứu trên table_array. Đồng thời bảo toàn giá trị tuyệt đối của nó, trước $
• range_lookup: là phạm vi tìm kiếm, true bằng 1 (tra cứu tương đối), false bằng 0 (tra cứu tuyệt đối). Tham số này không nhất thiết phải luôn xuất hiện trong công thức.

Ngoài vlookup thì hàm index cũng là một hàm được sử dụng để giúp lấy giá trị tại các ô trong cột và hàng của bảng tính này sang bảng tính khác. Công thức hàm chỉ báo là:

=index(reference;row_num;[column_num],[area_num])

Ở đâu:

• tham chiếu: phạm vi tham chiếu hoặc tham chiếu ô (có thể kết hợp nhiều mảng)
• row_num: chỉ mục hàng mà từ đó tham chiếu được trả về;
• column_num: Trả về chỉ mục cột được tham chiếu; bạn có thể chọn nhập dữ liệu row_num hoặc column_num làm tham chiếu
• area_num: Số phạm vi của giá trị trả về trong tham chiếu (nghĩa là số của mảng trong phạm vi tham chiếu). Nếu area_num bị bỏ qua, hàm chỉ mục mặc định sẽ sử dụng khu vực 1.
• Kiểm tra thêm/sửa/xóa lịch sử nếu cần

Đây là một tính năng tuyệt vời của Google Trang tính để xem ai đã nhập và chỉnh sửa dữ liệu cũng như nội dung nào được chỉnh sửa khi nào. Khi bạn cần kiểm tra khoảng không quảng cáo của mình, bạn có thể kiểm tra lịch sử để tìm sự bất thường. Tính năng này rất hữu ích, đặc biệt khi có nhiều người đang chỉnh sửa tệp.

Có cách nào dễ dàng và hiệu quả hơn để quản lý khoảng không quảng cáo hơn là sử dụng google trang tính không?

Bên cạnh ưu điểm về quản lý kho, google sheet cũng có nhược điểm:

• Khó quản lý khi lượng dữ liệu lớnViệc sử dụng google sheet để lưu trữ và quản lý file có quá nhiều dữ liệu là không phù hợp vì file google sheet sẽ rất chậm khi đang tải dữ liệu
• Bạn phải tự điền số liệu, và cần nhiều thao tác phức tạp để đưa ra công thức hợp lýViệc sử dụng google sheet để quản lý kho đòi hỏi người dùng phải có kiến ​​thức excel vững chắc mới có thể sử dụng được để vận hành và xử lý, không bị nhầm lẫn. Việc điền dữ liệu theo cách thủ công cũng có thể dẫn đến nhầm lẫn khi nhập và khó tìm thấy các mục nhập sai.
• Không có chức năng báo cáo Xem báo cáo trên google sheet không trực quan và rườm rà.

Hiện nay có rất nhiều phần mềm hỗ trợ bán hàng và quản lý kho giúp cho việc nhập liệu quản lý kho trở nên dễ dàng và đơn giản hơn. Bạn có thể tham khảo một số phần mềm miễn phí như anvietsoft, loyversepos,.. để quản lý kho hàng của mình một cách đơn giản và dễ dàng hơn.

hệ thống quản lý bán hàng đa kênh omisell

omisell là hệ thống quản lý bán hàng đa kênh với các chức năng quản lý kho cao cấp, phù hợp với mô hình bán hàng đa kênh, đặc biệt là mô hình bán hàng tập trung của các website thương mại điện tử như website bán hàng. , sàn shopee, lazada, tiki, sendo ,… chức năng quản lý kho hàng nổi bật của omisell có thể nói là:

• Quản lý hàng tồn kho đa điểm.
• Đồng bộ hóa khoảng không quảng cáo tự động.
• Khoảng không quảng cáo nâng cao: Chia khoảng không quảng cáo theo kênh bán hàng vào đúng thời điểm.
• Kho lưu trữ đệm: Làm mới khoảng không quảng cáo trong trường hợp bạn cần.
• Tồn kho bổ sung: Thêm các mặt hàng tồn kho dự kiến ​​các mặt hàng có thể bổ sung kịp thời giúp người bán tích cực tham gia các chương trình khuyến mãi trên các sàn thương mại điện tử.

Để dùng thử omisell, hãy đăng ký tại đây