Vai trò của người điều phối – Phạm Thống Nhất

Cách hướng dẫn mọi người đến mục tiêu của họ

Bạn đã được yêu cầu hỗ trợ một cuộc họp. Nó có nghĩa là gì?

Bạn chỉ cần đảm bảo mọi người đều được giới thiệu và có thể bắt đầu cuộc gặp gỡ nhanh chóng để tạo bầu không khí thân thiện? Vai chính của bạn có phải chỉ đơn giản là ghi lại tất cả những suy nghĩ của bạn? Bạn cần chuẩn bị những gì? Bạn quản lý sự kiện như thế nào và chính xác thì bạn làm cách nào để kết hợp toàn bộ sự kiện lại với nhau?

Trong nhiều tình huống, đặc biệt là trong các cuộc thảo luận hoặc cuộc họp phức tạp, mọi người có quan điểm và mối quan tâm khác nhau và sự hỗ trợ tốt có thể tạo ra hoặc phá vỡ. Thất bại.

Với tư cách là người điều phối , bạn có thể cần nhiều kỹ năng và công cụ khác nhau, từ giải quyết vấn đề và ra quyết định, đến quản lý nhóm và truyền đạt kết quả hiệu quả.

Ai là người dẫn chương trình?

Trợ giúp là “làm cho nó dễ dàng” hoặc “giảm bớt quá trình”. Người điều phối lập kế hoạch, lãnh đạo và quản lý các hoạt động của nhóm để đảm bảo các mục tiêu của nhóm đạt được một cách hiệu quả với sự rõ ràng, sự tham gia và đóng góp của những người có liên quan.

Để nhận được sự hỗ trợ hiệu quả, bạn phải luôn khách quan. Điều này không có nghĩa là bạn phải ở bên ngoài tổ chức hoặc nhóm. Chỉ là, vì mục đích của quá trình này, bạn phải trung lập. Bạn xem xét và tập trung hoàn toàn vào các quy trình của nhóm từ góc độ chi tiết và cá nhân. (“Quy trình nhóm” là phương pháp được sử dụng để quản lý các cuộc thảo luận, lấy ý kiến ​​đóng góp tốt nhất từ ​​tất cả các thành viên và thúc đẩy sự kiện thành công. Cách bạn thiết kế sự kiện phụ thuộc vào cách bạn thiết kế. Bí quyết để hỗ trợ tốt là có quy trình nhóm – nó truyền đạt các ý tưởng, giải pháp và quyết định của Nhóm ..)

Với tư cách là Người hướng dẫn , trách nhiệm chính của bạn là tạo ra các quy trình và môi trường mà nhóm có thể phát triển, giúp nhóm đạt được quyết định, giải pháp hoặc kết luận thành công.

Mẹo:

Để có được sự hỗ trợ tốt có thể mất rất nhiều nỗ lực, điều đó có nghĩa là bạn có thể khó suy nghĩ và đóng góp khi cung cấp hỗ trợ. Tính trung lập cũng rất quan trọng. Vì vậy, nếu bạn quan tâm đến kết quả hoặc có kỹ năng, kinh nghiệm, chứng chỉ hoặc quyền hạn – thì điều đó rất quan trọng đối với một kết quả thành công. Ngoài ra, hãy cân nhắc thuê người kiểm duyệt bên ngoài.

Người kiểm duyệt làm gì?

Để hỗ trợ một sự kiện, trước tiên bạn phải hiểu kết quả mong đợi của nhóm và bối cảnh của sự kiện hoặc cuộc họp. Sau đó, hầu hết các trách nhiệm của bạn là:

• Thiết kế và lập kế hoạch các quy trình của nhóm, lựa chọn các công cụ giúp nhóm đạt được kết quả tốt nhất.
• Chỉ đạo và kiểm soát các quy trình của nhóm để đảm bảo:
  • Tham gia hiệu quả
  • Những người tham gia hiểu nhau.
  • Những đóng góp của họ được xem xét và đưa vào ý tưởng. Một giải pháp hoặc quyết định xuất hiện.
  • Những người tham gia cùng chịu trách nhiệm về kết quả.

  Chúng tôi sẽ nghiên cứu nó chi tiết hơn bên dưới

  Thiết kế và Lập kế hoạch

  Điều quan trọng là phải chuẩn bị cho một cuộc họp hoặc sự kiện với các mục tiêu của nhóm. Công việc của bạn là lựa chọn và thiết kế quy trình nhóm phù hợp và phát triển một kế hoạch hiệu quả cho quy trình đó.

  Mẹo 1:

  Cho dù bạn đang lên kế hoạch cho một sự kiện phức tạp kéo dài nhiều phiên hay nhiều ngày, điều quan trọng là phải luôn ghi nhớ kết quả – và cách bạn đang giúp nhóm của mình đạt được mục tiêu.

  Xem Thêm : Tình thái từ là gì? Ví dụ về tính thái từ

  Nếu sự kiện kéo dài nhiều phiên và nhiều chuỗi, hãy đảm bảo rằng bạn hiểu kết quả và quy trình mong muốn của mỗi phiên. Và hãy đảm bảo rằng bạn biết kết quả của mỗi phiên hoặc chủ đề ảnh hưởng như thế nào đến kết quả chung của sự kiện.

  Mẹo 2:

  Nếu bạn được yêu cầu hỗ trợ một hoạt động nào đó, hãy nhớ hỏi ý kiến ​​họ một cách cẩn thận. Ngay cả khi họ không biết chính xác những gì họ muốn, họ có thể có ý tưởng về những điều này và ngạc nhiên nếu họ không làm như vậy.

  Hai khía cạnh chính của thiết kế và lập kế hoạch là chọn quy trình nhóm phù hợp và thiết kế một kế hoạch thực tế.

  Lựa chọn và thiết kế các quy trình của nhóm

  Có nhiều cách để thiết kế luồng nhóm khi có các sự kiện cần được hỗ trợ. Đó là một nghệ thuật hoàn chỉnh! Thiết kế quy trình nhóm là một chủ đề rất lớn mà các điều hành viên học hỏi được thông qua kinh nghiệm và đào tạo.

  Ở đây, chúng tôi xem xét một số tùy chọn và cơ sở lý luận. Có rất nhiều công cụ và kỹ thuật trong sổ tay lãnh đạo để giúp bạn làm việc hiệu quả hơn. Ngoài ra còn có nhiều sách và hướng dẫn tuyệt vời về chủ đề này – nếu bạn là người kiểm duyệt mới hoặc đang đối mặt với thử thách, chúng tôi khuyên bạn nên xem một trong số chúng. Hỗ trợ các hoạt động đặc biệt khó khăn.

  Sau đây chỉ là một số yếu tố và tùy chọn cần xem xét:

  • Bạn muốn một cuộc thảo luận mở hay một quy trình có cấu trúc?

  Các cuộc thảo luận công khai có lẽ là lựa chọn dễ dàng nhất cho quy trình nhóm. Nhưng hãy tự hỏi bản thân xem bạn có đang nhận được sự tham gia cần thiết và quản lý các cuộc thảo luận với một số lượng lớn người tham gia theo hình thức này hay không. Bạn có thể bao gồm nhiều chủ đề như bạn cần không? Bạn có thể tạo ra đủ ý tưởng và giải pháp không? Và bạn có thể đảm bảo rằng mọi người đều tham gia và nhận được đóng góp của họ.

  • Bạn nên chọn quy trình có cấu trúc nào?

  Nếu bạn cần sự tham gia của một nhóm lớn, hãy cân nhắc việc chia nhóm lớn thành các nhóm nhỏ. Bạn đang lo lắng về việc tham dự? Sau đó, cho mọi người biết về thời gian của chương trình để suy nghĩ và viết về những gì họ muốn đóng góp. Nếu bạn muốn sáng tạo, hãy thực hiện một phiên động não.

  • Các yếu tố bổ sung cần xem xét

  Bạn sẽ không thể thay đổi một số ràng buộc. Tuy nhiên, bạn có thể thay đổi các yếu tố khác để tối ưu hóa quy trình và thủ tục. Vui lòng xem xét:

  • Số lượng người tham gia.
  • Bản chất của chủ đề thảo luận.
  • Kiểu người tham gia mong muốn.
  • Bối cảnh nền và vị trí của những người tham gia.
  • Mức độ hiểu biết của họ về chủ đề này như thế nào?
  • Bạn luôn sẵn sàng.

  Hãy nhớ rằng với bất kỳ quy trình nhóm nào bạn xác định, bạn cũng cần phải tập trung. Tìm cách tốt nhất để đạt được các mục tiêu chiến dịch tổng thể của bạn.

  Hộp công cụ Lập lịch

  Dưới đây là một số công cụ và kỹ thuật trong Playbook về lãnh đạo có thể giúp tạo ra một cuộc họp hoặc sự kiện tuyệt vời:

  • Tàu phá băng – Thúc đẩy sự tham gia của nhóm
  • Hệ thống đếm Borda đã được sửa đổi – Ưu tiên các chủ đề của vấn đề để có sự đồng thuận.
  • Bỏ phiếu – lựa chọn công bằng trong số nhiều lựa chọn
  • Động não – tạo ra nhiều ý tưởng
  • quy trình charette – động não với nhiều người
  • kỹ thuật delphi – đạt được sự đồng thuận giữa các chuyên gia
  • hiểu các khái niệm – Có được sự hiểu biết chung về vấn đề.
  • Tình huống Nhân vật – Hãy chuẩn bị cho những tình huống khó khăn.
  • Tránh suy nghĩ theo nhóm – tránh đưa ra các quyết định sai lầm nghiêm trọng của nhóm trong khi đưa ra

  Ngoài ra, còn có các công cụ và kỹ thuật hữu ích khác như

  • Tư duy Sáng tạo – Công cụ giúp bạn phát triển khả năng giải quyết vấn đề một cách sáng tạo.
  • Giải quyết vấn đề – giúp bạn hiểu và giải quyết các vấn đề phức tạp
  • Kỹ năng ra quyết định – cung cấp cho bạn các công cụ chính thức để giúp bạn đưa ra những quyết định khó khăn

  Thiết kế một chương trình thực tế

  Thiết kế chương trình đi đôi với thiết kế quy trình nhóm. Các sự kiện bắt đầu hình thành khi bạn lặp lại giữa thiết kế quy trình và thiết kế chương trình. Các yếu tố cần xem xét bao gồm:

  • Các chủ đề nên được hiển thị theo thứ tự nào?
  • Những người tham gia sẽ làm quen với nhau như thế nào?
  • Làm thế nào họ đạt được sự hiểu biết chung về mục tiêu?

  li>

  • Nếu một hoạt động được chia thành nhiều phân đoạn khác nhau, thì nên đầu tư bao nhiêu thời gian cho mỗi phân đoạn?
  • Có phải tất cả đều yêu cầu mọi người tham gia mọi phiên không?
  • Làm thế nào và khi nào bạn cần chia thành các nhóm nhỏ hoặc tập hợp thành các nhóm lớn hơn?
  • Khi nào bạn cần tóm tắt, tóm tắt, tóm tắt? Tóm lại là?
  • Kết quả của một cuộc họp là gì? Liên quan đến cái tiếp theo?
  • Làm thế nào để đưa ra kết luận cuối cùng cho toàn bộ sự việc?

  Vào cuối giai đoạn thiết kế và lập kế hoạch, bạn nên có một kế hoạch vững chắc tập trung vào kết quả, quy trình và một chiến dịch có cấu trúc tốt.

  Một số cân nhắc bổ sung cho thiết kế và lập kế hoạch

  Xem Thêm : Những Câu Thơ Hay Về Tình Yêu Và Cuộc Sống ❤75 Bài Thơ

  Ngoài các quy trình và thủ tục, bạn cũng nên xem xét:

  • Thông tin và Tài liệu – Những thông tin nào người tham gia cần biết trước hoặc trong sự kiện? Thông tin sẽ được cung cấp như thế nào và khi nào?
  • Bố trí phòng – Cách tốt nhất để tổ chức phòng để khuyến khích sự tham gia? Bạn có cần những phòng riêng biệt để các nhóm không gây trở ngại cho nhau?
  • Đồ dùng – Bạn cần đồ dùng và đạo cụ gì? Bút, sơ đồ, ghi chú post-it – mọi thứ bạn cần để đảm bảo rằng bạn có các thủ tục và quy trình đã lên kế hoạch. Và hãy đảm bảo rằng bạn đã chuẩn bị sẵn thiết bị thay thế cho một thứ như máy chiếu – đề phòng trường hợp nó bị hỏng.

  Điều khiển sự kiện và lệnh

  Với kế hoạch và quy trình nhóm đã có, đã đến lúc suy nghĩ về cách lãnh đạo và kiểm soát. Bạn cần chuẩn bị cho việc này, sau đó chỉ đạo và kiểm soát.

  Bước cuối cùng trong quá trình chuẩn bị là xem xét cách chỉ đạo và điều khiển cuộc họp. Đây là nơi bạn chuẩn bị kiến ​​thức cơ bản về sự kiện của mình, cải thiện kỹ năng hỗ trợ và xem xét những điều sau: Sự khác biệt? Nếu tôi không đồng ý với giải pháp thì sao? , …

  Tại cuộc họp , với tư cách là người điều hành , bạn thiết lập bối cảnh và đảm bảo những người tham gia hiểu rõ về kết quả dự kiến, kế hoạch, quy tắc cơ bản và kỳ vọng cho sự kiện. Bằng cách này, bạn có thể giúp mọi người tập trung vào công việc đang làm. Khi bắt đầu và trong suốt cuộc họp, vai trò của bạn là đảm bảo rằng cuộc họp tiếp tục thành công.

  Để lãnh đạo và điều khiển cuộc họp , bạn cần:

  • Thiết lập các quy tắc cơ bản – những người tham dự nên tuân theo những quy tắc nào trong cuộc họp? Làm thế nào để mọi người tương tác? Đảm bảo rằng mọi người đều tôn trọng ý kiến ​​của nhau? Sự cố sẽ được xử lý như thế nào? Bạn sẽ chuẩn bị một số quy tắc cơ bản và đưa ra đề xuất trước, yêu cầu những người tham gia đồng ý trước khi sự kiện diễn ra.
  • Thiết lập bối cảnh – tại đây bạn sẽ tìm hiểu về các mục tiêu và kế hoạch. Đảm bảo rằng mọi người đều hiểu vai trò của họ và mục tiêu của nhóm.
  • Đạt được quy trình – bạn cần đảm bảo mọi người tự giới thiệu bản thân, giới thiệu bản thân hoặc có thể sử dụng “Break the Ice” nếu thích hợp để hướng cuộc họp theo hướng tích cực.
  • Duy trì đà và năng lượng- Đảm bảo rằng mọi người luôn tập trung và hứng thú. (Nếu mức năng lượng bắt đầu giảm, có thể đã đến lúc phải nghỉ ngơi)
  • Lắng nghe, tham gia – mặc dù với tư cách là người điều hành, bạn là người trung lập, vì vậy bạn cần thận trọng, lắng nghe tích cực và luôn quan tâm và tham gia . Bạn làm gương cho những người tham gia khác, điều đó cũng có nghĩa là bạn luôn sẵn sàng can thiệp một cách thuận tiện. Mọi người có tham gia không? Nếu không, bạn khuyến khích họ như thế nào? Làm thế nào để có được sự tương tác tốt hơn?
  • Giám sát và Tổng kết – Luôn nắm quyền kiểm soát, cho mọi người biết những gì họ đã hoàn thành và những gì sắp tới; thường xuyên tóm tắt.
  • Chỉ can thiệp khi cần thiết.

  Mẹo:

  Với tư cách là Người kiểm duyệt , tôi gặp nhiều tình huống cần sự can thiệp của bạn. Xem khi nào và làm thế nào bạn làm điều này. Hãy nhẹ nhàng nhất có thể. Và hãy nhớ giữ vững mục tiêu, tập trung vào kết quả mong muốn và giữ cho dòng chảy tích cực.

  Các kiểu can thiệp khó nhất thường là xung đột, giận dữ và bất đồng. Ghi nhớ vai trò của bạn, điều quan trọng là phải tập trung vào nhu cầu của nhóm và xem xét cảm xúc và vị trí của cả hai bên.

  Để sự kiện diễn ra suôn sẻ và theo hướng tích cực:

  • Theo dõi và bỏ qua mọi cuộc trò chuyện bên lề không cần thiết. Nó hạn chế khả năng tập trung đúng giờ của những người khác.
  • Hãy linh hoạt, cân bằng giữa nhu cầu tương tác với nhu cầu giữ cho mọi thứ hoạt động trơn tru.
  • Cân nhắc những việc cần làm khi các cuộc thảo luận không mang lại kết quả. và nhiều cái khác. Cần thêm thông tin? Các cuộc thảo luận sẽ diễn ra khi nào và như thế nào? Bạn chưa thể quyết định chủ đề? Hãy chắc chắn rằng bạn có kế hoạch thời gian để giải quyết những vấn đề này.
  • Theo dõi những người không tham gia đầy đủ. Họ có khó chịu không? Tại sao họ không vui? Bạn có thể làm gì để khuyến khích họ tham gia vào cuộc thảo luận?
  • Chú ý đến hành vi của nhóm, cả bằng lời nói và không bằng lời nói. Một số hành vi phá hoại nhất là im lặng, vì vậy bạn cần biết cách phát hiện và ngăn chặn hành vi đó.
  • Nếu vậy, hãy tham gia ngay lập tức. xung đột cá nhân. Những người điều phối hiệu quả biết cách giảm thiểu tác động, vì vậy bạn cần nhắc nhở mọi người về các quy tắc cơ bản. Bất kể điều gì xảy ra, bạn không thể cho phép hành vi xấu tiếp tục, vì vậy hãy thực hiện các bước cần thiết để ngăn chặn nó.

  Hồ sơ và Hành động

  Cuối cùng nhưng không kém phần quan trọng, Người điều hành có trách nhiệm ghi lại kết quả đầu ra và sắp xếp chúng lại với nhau, chia sẻ chúng và đảm bảo chúng được triển khai.

  Chìa khóa để ghi chú thành công là phải rõ ràng về cái gì, như thế nào và bởi ai. Đảm bảo rằng mọi người đều phải chịu trách nhiệm 100%, cho dù đó là bạn hay người khác.

  Mẹo:

  Khi nghĩ đến người kiểm duyệt, chúng ta thường nghĩ đến khả năng ghi âm của họ. Chúng ta thấy một người đàn ông đứng trước bảng đen với cây bút trên tay, sẵn sàng viết nhanh khi các ý tưởng bắt đầu xuất hiện.

  Mặc dù đây là một chức năng quan trọng, nhưng hãy nhớ rằng chức năng lập kế hoạch, chỉ đạo và kiểm soát phải được thực hiện trước khi viết ý tưởng. Bạn có thể có rất nhiều giấy, nhưng nếu cuộc họp không được lên kế hoạch, chỉ đạo và kiểm soát, bạn có thể phải đối mặt với một bảng trống.

  Khi bạn ghi chú và thực hiện hành động, hãy ghi nhớ những điểm sau.

  • Bạn có trách nhiệm đảm bảo rằng những người tham gia nghe, xem và hiểu thông tin được cung cấp và cung cấp. Đảm bảo ghi lại chính xác những gì đang xảy ra. Khi nghi ngờ, hãy viết nó ra ngay lập tức và gói lại sau.
  • Hãy thử các từ do nhóm chọn và yêu cầu họ cung cấp ghi chú cho bạn nếu bạn nghi ngờ.
  • Đảm bảo rằng tất cả các quyết định và hành động đều được lập thành văn bản. Bạn có thể để thư ký làm việc đó và bạn có thể tập trung vào nhóm và quá trình.
  • Khi ghi lại các quyết định và hành động, hãy kiểm tra với nhóm để đảm bảo rằng thông tin bạn ghi lại là phản ánh công bằng và chính xác những gì đã được thảo luận.
  • Nhắc nhở nhóm về những gì đã được thảo luận và lưu giữ chúng tập trung Chú ý và tiếp tục.
  • Nếu nghi ngờ, hãy hỏi rõ trước khi tiếp tục thảo luận.
  • Đảm bảo rằng các trách nhiệm, cam kết và hành động được thu thập và ghi lại khi cần thiết.
  • Theo dõi sau một sự cố để đảm bảo các hành động và vấn đề chưa được giải quyết được tiến triển và thành công.

  Điểm chính

  Để trở thành một người điều phối hiệu quả, bạn phải biết khi nào nên dẫn đầu và khi nào nên trung lập và lùi lại vị trí. Đó là một sự cân bằng khó duy trì! Chìa khóa để trở nên thành thạo trong vai trò này là lập kế hoạch và chỉ đạo các dự án một cách hiệu quả và luôn tập trung vào quá trình và kết quả của nhóm hơn là nội dung và ý kiến ​​cụ thể.

  Hỗ trợ là một vai trò thú vị, bổ ích và quan trọng. Với tư cách là Người hướng dẫn , hãy dành thời gian để suy nghĩ về quy trình và chương trình làm việc của bạn và học các kỹ năng cần thiết để thành công.