Làm việc trực tuyến: Hướng dẫn triển khai, cách tạo lịch làm việc

Trong bối cảnh dịch bệnh covid-19 diễn biến phức tạp, đặc biệt trong thời gian thực hiện giãn cách xã hội theo chỉ đạo của Thủ tướng Chính phủ. Hầu hết các doanh nghiệp đã nhanh chóng triển khai các hình thức trực tuyến để đảm bảo hoạt động kinh doanh liên tục, tránh gián đoạn chuỗi cung ứng, duy trì sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp. Vậy làm thế nào để triển khai công việc và lập lịch làm việc hiệu quả, hãy cùng chúng tôi tìm hiểu trong bài viết sau.

Làm việc trực tuyến là một khái niệm mới đối với nhiều người trong chúng tôi và gần đây chúng tôi thấy mình phải điều chỉnh để thích nghi với nó. Ngay cả khi bạn đã có kinh nghiệm làm việc trực tuyến trước đây, thì việc cảm thấy choáng ngợp là điều hoàn toàn bình thường, vì nhiều người trong chúng ta đang cố gắng tìm một thói quen mới giúp làm việc từ xa thành công nhất. Có lẽ.

Vì vậy, lập kế hoạch là một cách nhỏ nhưng quan trọng để chúng ta lấy lại cảm giác kiểm soát những gì xảy ra với mình. Nó cũng sẽ khuyến khích bạn quản lý tốt thời gian của mình, do đó giúp tăng năng suất của bạn.

Cách tạo lịch làm việc khi làm việc trực tuyếngoogle calendar

Lịch Google cho phép người dùng tạo và chỉnh sửa lịch cũng như sự kiện. Bạn có thể tạo lịch, bạn có thể đặt lời nhắc, ghi chú, địa điểm họp và bạn có thể mời người dùng khác chỉnh sửa sự kiện – Lịch có thể làm tất cả.

Bạn có thể bật hoặc tắt khả năng hiển thị của các lịch đặc biệt, bao gồm sinh nhật của bạn và sinh nhật của bạn bè, ngày lễ hàng năm và quốc tế hoặc lịch lấy từ địa chỉ email. Bạn có thể chọn hiển thị các quốc gia cụ thể.

Ngoài việc lên lịch các sự kiện hàng ngày, Lịch Google còn đồng bộ hóa với gmail. Tin nhắn và sự kiện từ gmail sẽ tự động được thêm vào lịch google.

• Lên lịch các sự kiện mới với Lịch Google

Khi sử dụng lần đầu, bạn sẽ thấy “Lịch của tôi” để bắt đầu.

Cuộc sống đầy biến cố và bạn không biết nên làm gì trước, việc nào quan trọng hơn, v.v. Để lại tất cả các ứng dụng lịch khác, lưu tất cả các sự kiện quan trọng vào Lịch Google, nó sẽ giúp bạn ssắp xếp lại các hoạt động hàng ngày của mình.

Bắt đầu bằng cách nhấp vào [+] bên cạnh [Lịch của tôi] (Lịch của tôi). Bạn sẽ thấy tùy chọn cho [lịch mới]. Bạn đặt tên cho lịch của mình, thêm ghi chú, thời gian, thay đổi màu sắc để làm nổi bật các sự kiện quan trọng.

• Lên lịch họp nhóm

Nếu bạn là người bận rộn và khó tìm được thời gian rảnh để họp nhóm, các tính năng “Đề xuất thời gian” và “Tìm thời gian” (đề xuất a time và find a time) sẽ giúp bạn.

Để sử dụng tính năng này, bạn cần thêm những người khác vào sự kiện mà bạn muốn tham dự. Sau đó nhấp vào [Đề xuất thời gian] bên dưới tên của khách. Google sẽ tìm tính khả dụng phù hợp để bạn và khách của bạn lên lịch cuộc họp.

Một phương pháp khác là sử dụng tính năng Lập lịch thời gian, nằm bên cạnh tab Chi tiết sự kiện. Với tính năng này, bạn sẽ thấy lịch của mọi người cạnh nhau, từ đó bạn có thể sắp xếp cuộc hẹn phù hợp.

• Ẩn chi tiết sự kiện của bạn

Xem Thêm : Sama là gì? Cùng các hậu tố thường dùng trong phim anime Nhật Bản

Bạn có thể ẩn chi tiết sự kiện bằng cách chuyển sang [riêng tư] (chế độ riêng tư), mọi người sẽ chỉ thấy trạng thái của bạn là “bận“.

Để ẩn chi tiết sự kiện, nhấn vào sự kiện trên lịch, chọn biểu tượng bút chì để chỉnh sửa. Bạn tìm biểu tượng chiếc cặp, chỉnh sửa nó thành chế độ [busy] và [private] để ẩn chi tiết lịch của bạn.

• thêm google hangout vào sự kiện

google hangout là ứng dụng nhắn tin và gọi điện miễn phí của google mà bạn có thể tích hợp vào lịch google để gặp gỡ mọi người dễ dàng hơn.

Tất cả những gì bạn phải làm là nhấp vào [Thêm cuộc họp] và google sẽ tự động thiết lập hangout cho những người bạn đang tham dự sự kiện cùng.

• Thêm tệp đính kèm

Một tính năng rất hữu ích là bạn có thể gửi tệp cho những người trong nhóm thông qua Lịch Google.

Để đính kèm tài liệu, bạn có thể nhấp vào biểu tượng bút chì trong sự kiện lịch, tìm và nhấp vào biểu tượng kẹp giấy và một cửa sổ sẽ bật lên để bạn đính kèm. Bao gồm tài liệu từ Google Drive hoặc tệp từ máy tính của bạn.

• Bật Đồng hồ thế giới

Bạn có thể chọn múi giờ trên toàn thế giới để sắp xếp các cuộc gặp với bạn bè trên khắp thế giới.

Bạn chuyển đến phần [Đồng hồ thế giới], chọn hộp màu xanh lam đầu tiên và chọn múi giờ bạn muốn xem từ chế độ xem lịch của mình.

Sau đó, bạn quay lại chế độ xem lịch, nơi các múi giờ trên thế giới sẽ được hiển thị.

• Cài đặt giờ làm việc

Tính năng này theo dõi giờ làm việc của bạn và nhắc nhở mọi người trong nhóm không thêm bạn vào các cuộc họp khi bạn đang bận.

Để bật tính năng này, hãy chuyển đến cài đặt trong chế độ xem lịch, chuyển đến [Giờ làm việc], nơi bạn có thể đặt giờ làm việc của mình cho từng ngày trong tuần.

• Gửi email từ Lịch Google

Bạn có thể gửi email từ Lịch Google bằng cách nhấp vào biểu tượng phong bì phía trên sự kiện nhóm rồi nhập thông báo và địa chỉ. Thư của bạn có thể được gửi mà không cần truy cập hộp thư của bạn.

• Thêm địa điểm họp cụ thể

lịch google được tích hợp với bản đồ google nên thật dễ dàng để thông báo địa điểm họp nhóm. Chỉ cần nhập địa chỉ vào hộp [ở đâu] của sự kiện nhóm.

• Sử dụng thông báo trên màn hình

Thiết lập thông báo sự kiện trên màn hình của bạn trước tối đa 10 phút và bạn có thể chọn xem đó sẽ là thông báo bật lên lớn hay chỉ là thông báo trượt nhẹ nhắc nhở bạn về một sự kiện sắp tới.

Xem Thêm : Điểm Chuẩn Đại Học Công Nghiệp Hà Nội Năm 2022 Mới Nhất

Bạn vào [Cài đặt hoạt động], sau đó nhấp vào [Thông báo], chọn [Thông báo trên màn hình], thông báo hoạt động sẽ hiển thị nhẹ nhàng hơn, để không gây khó chịu cho bạn trong quá trình làm việc.

• Thay đổi thời gian thông báo sự kiện

Bạn có thể đặt trước bao nhiêu phút cho thông báo sự kiện bằng cách chuyển đến biểu tượng bút chì để chỉnh sửa cài đặt. Trong thông tin chi tiết về sự kiện, bạn có thể tìm biểu tượng chuông để điều chỉnh thời gian.

Có thể bạn quan tâm:

Xây dựng lịch trình hiệu quả

Bên cạnh việc lập kế hoạch công việc, việc sắp xếp kế hoạch công việc sẽ giúp chúng ta triển khai công việc khoa học và hiệu quả hơn.

Tạo một lịch trình làm việc hiệu quả tại nhà không đơn giản như lập kế hoạch thời điểm thực hiện các nhiệm vụ cụ thể. Nó không chắc sẽ thành công trừ khi bạn suy nghĩ kỹ về nó và xem xét cách nó có thể hoạt động tốt nhất.

Chúng tôi khuyên bạn nên kết hợp các mẹo vào lịch trình của mình để giúp quản lý năng suất và thời gian, đồng thời giúp bạn không bị choáng ngợp khi điều chỉnh để làm việc tại nhà. Mặc dù công việc tốt nhất của mọi người có thể khác nhau, nhưng có những điều tất cả chúng ta có thể làm khi tạo lịch trình làm việc tại nhà để tối đa hóa lợi ích của nó.

• Nghĩ về những gì bạn cần hoàn thành mỗi ngày.
• Hãy thực tế về mục tiêu của bạn.
• Biết cách bạn làm việc hiệu quả nhất.
• Hãy chấp nhận sự thật rằng đôi khi bạn sẽ cần phải linh hoạt.
• Dành thời gian vào cuối mỗi ngày để suy ngẫm về những gì bạn đã hoàn thành.
• Bắt đầu và kết thúc công việc vào thời gian thông thường của bạn.
• Xây dựng thời gian nghỉ thường xuyên trong lịch trình của bạn.

Sử dụng phần mềm quản lý tác vụ để lên lịch hiệu quả

Thay vì sử dụng những ứng dụng miễn phí không mang lại năng suất cao, hãy sử dụng phần mềm quản lý doanh nghiệp hay phần mềm quản lý công việc đầy đủ tính năng. Hiện nay trên thị trường có rất nhiều nhà cung cấp nên giá cả rất hấp dẫn. Một trong những đơn vị có thể kể đến fastwork vietnam.

fastwork work Trọn bộ ứng dụng quản lý doanh nghiệp, đặc biệt là phần mềm quản lý công việc giúp bạn phân công, lên lịch làm việc trực tuyến cho nhân viên dù ở bất cứ đâu. Hỗ trợ phần mềm quản lý-giám sát-theo dõi tiến độ real-time, nhắc nhở thời hạn hoàn thành công việc.

Ngoài tính năng quản lý công việc, phần mềm còn hỗ trợ sắp xếp họp trực tuyến và trao đổi, tương tác công việc giữa các thành viên trong cùng một nền tảng. Hơn nữa, phần mềm cho phép sử dụng linh hoạt trên các thiết bị di động.

Nếu bạn bắt đầu làm việc trực tuyến, hãy nhanh chóng áp dụng các giải pháp hỗ trợ giao việc, phân bổ công việc, lên lịch công việc, quản lý – giám sát và theo dõi tiến độ công việc. Làm việc hiệu quả hơn. Đây có thể là cơ hội để bạn và doanh nghiệp của bạn nắm bắt các cơ hội phát triển bền vững trong tình trạng ‘bình thường mới’ hiện tại.

Bạn có thể tham khảo video dưới đây để hiểu thêm về cách lên lịch, quản lý và theo dõi công việc fastwork.

Để được góp ýgiải pháp làm việc trực tuyến phù hợp & hợp tác hiệu quả với ứng dụng quản lý công việc và quản lý nội bộ, vui lòng liên hệ hotline 0983 089 715hoặc điền vào form đăng ký bên dưới .

Nhận thêm thông tin

làm việc tại nhà là gì? – Mọi điều bạn cần biết về thời đại điện tử 4.0Làm thế nào để các nhà lãnh đạo có thể quản lý nhân viên hiệu quả trong những ngày lễ?